Un colegio ha organizado una excursión para un curso pero necesita la autorización de los padres/tutores de los alumnos.
Para conseguirla, recurre al método tradicional de preparar una circular (nota de papel) y entregársela a los alumnos, para que ellos se la den a sus padres, para que la firmen y luego la autorización vuelva firmada al colegio.
Pero algunas de esas autorizaciones se pierden por el camino, lo que conlleva un trabajo extra por parte del centro educativo, que debe intentar contactar de nuevo al padre o madre del alumno o, en ocasiones, genera un gasto económico adicional en materiales, ya que debe volver a imprimir las circulares que no tuvieron respuesta.
Este es un ejemplo de problemas que surgen a diario en la comunicación entre centros educativos, estudiantes y padres, y que pueden conducir a conflictos, pérdidas de tiempo y dinero, debido a la desinformación o malos entendidos.
“¿No sería mejor enviar la circular de autorización directamente al teléfono móvil de la madre o padre del alumno y que estos puedan enviar al colegio una respuesta con la misma validez legal que su firma en papel?”, señala Susette Sánchez, portavoz de una empresa que ha lanzado una ‘app’ que permite gestionar la anterior y otras comunicaciones entre el centro educativo y la familia.
Mensajería educativa
Esta aplicación informática, llamada TokApp School, tiene la misma validez legal que un fax, permite a los colegios y profesores comunicarse con padres y alumnos mediante mensajería instantánea, informando en qué fecha y hora el usuario lee el mensaje o comunicado, permitiendo que lo responda solo si el centro o el profesor lo requieren.
Esta plataforma de comunicación no revela el número de teléfono de sus usuarios, garantiza que las respuestas que se envíen a una notificación solo las lean su emisor y receptor, permite enviar cualquier tipo de archivo como fotografías, videos o PDF y programar su lanzamiento, e informa sobre ofertas del sector educativo, como librerías, logopedas y academias de enseñanza.
“Se trata de una ‘app’ gratuita para Android, iPhone y Windows Phone, que está disponible, entre otros idiomas, en español, portugués e inglés y ya funciona en Argentina, México y España, y se prevé que pronto comenzará a operar en Uruguay y otros países de América”, afirmó a Efe la representante de la compañía TokApp (www.tokapp.com), con sede en Vigo (Galicia, España).
Para desarrollar la app, la empresa analizó la comunicación de los centros educativos con los estudiantes y padres para mejorarla, detectando una serie de problemas comunes, como la falta de información periódica por parte de los colegios hacia los padres sobre los progresos académicos de sus hijos.
No más reuniones
Según Sánchez, “muchos centros comunican a los padres sobre los resultados académicos de los alumnos a través de reuniones trimestrales, en lugar de hacerlo regularmente”.
Y para solucionarlo sugiere evaluar al alumno, “como mínimo, una vez al mes”, en lo que respecta a los conocimientos adquiridos y su actitud hacia lo aprendido.
Los creadores también dicen haber detectado, tras unas encuestas realizadas por la empresa, que los centros educativos suelen enviar informaciones “generalizadas, masivas y sin filtros, sin distinguir las relevantes de las que no lo son, haciendo que, a veces, las urgentes se pierdan entre el montón de correos electrónicos o circulares”, ante lo cual aconseja priorizar lo esencial y reducir lo secundario, “para no distraer la atención de los padres”.
Otra deficiencia comunicativa detectada por los estudios de TokApp es que, en ocasiones, los centros no tienen la seguridad de que los comunicados (circulares, notas de papel, correos, SMS) que han emitido hayan sido recibidos por el destinatario, lo que afecta a padres y alumnos y repercute en los propios centros.
“Es imprescindible que padres y alumnos dispongan de la información con suficiente antelación para poder gestionarla, por ejemplo, las peticiones de material escolar, las convocatorias de reuniones o solicitudes de pagos”, explica.
Para solventar este problema recomiendan usar mecanismos tecnológicos que validen la recepción de dichas informaciones, como las plataformas de mensajería instantánea que solicitan confirmación de recepción o respuesta.
También han descubierto que, a pesar de que pueden surgir imprevistos de última hora o de disponer de tiempo suficiente, a veces se emiten comunicados que no dejan margen de actuación a los padres o alumnos.
Para una mejor comunicaciónSusette Sánchez, portavoz de la empresa que lanzó la ‘app’, da algunos consejos para mejorar la comunicación familia-escuela. “Los centros educativos deberían facilitar herramientas de comunicación a sus docentes y empleados para que su trabajo se simplifique y se agilice, y los profesores deberían mantener una comunicación fluida y personalizada y una buena relación con alumnos y padres, para mejorar el rendimiento académico y crear un mejor entorno de trabajo y estudio”, indica. Aconseja a los padres “participar de forma activa en la educación de sus hijos en vez de limitarse a recibir información del centro o ser meros espectadores, y a los alumnos estar siempre informados y comunicados sobre lo que ocurre en su clase o centro para poder sacar el máximo provecho de sus estudios”.
MARÍA JESÚS RIBAS
EFE / REPORTAJES