¿Quiere aumentar su productividad? Aléjese del correo electrónico

¿Quiere aumentar su productividad? Aléjese del correo electrónico

El tradicional ‘e-mail’ está siendo hoy relegado por formas más efectivas de comunicación.

Correo electrónico

Las compañías ya cuentan con diferentes herramientas para comunicarse internamente y existe cierto consenso sobre el correo electrónico: no es un método de comunicación realmente eficiente.

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iStock

Por: Laura Reina - La Nación (Argentina) - GDA
02 de junio 2019 , 12:40 a.m.

Hace unos años, la rutina de los trabajadores en el mundo era casi la misma: llegar a la oficina, encender el PC y chequear los ‘e-mails’. Después de leer las decenas de mensajes en la bandeja de entrada (se estima que cada empleado recibe y envía una media de 112 por día) se daba paso a la fase dos: un café bien cargado y empezar a descartar los que no sirven, a borrar el molesto ‘spam’ y a contestar. Un proceso engorroso que ocupa, según distintas mediciones, el 23 por ciento del tiempo laboral.

Pero esta rutina está cambiando. En algunas empresas, el ‘e-mail’ ya es solo una formalidad de puertas para afuera. En otras, convive con plataformas de gestión que suelen ser más dinámicas y más usadas para la comunicación entre empleados y relegan el ‘e-mail’ a casos contados.

Y aunque todavía parece arriesgado decretar su muerte definitiva (algo de lo que se viene hablando desde hace mucho) no hay dudas de que el ‘e-mail’ perdió su lugar como herramienta de comunicación y de gestión. Hoy, las redes sociales como WhatsApp brindan una interacción instantánea y las plataformas especialmente desarrolladas para la interacción laboral como Yammer o Workplace (la versión corporativa de Facebook) le quitaron terreno al correo electrónico, una herramienta revolucionaria que en su momento logró desplazar el papel.

“Si necesita una respuesta urgente, no lo mande por ‘e-mail’, hágalo por WhatsApp”, advierte Alejandro Melamed, especialista en estrategia e innovación en Recursos Humanos, y autor del libro ‘Diseñá tu cambio’. Y agrega: “El ‘mail’ quedará para lo que requiere algún tipo de registro o documentación. Está atado a las personas y empresas que tienen una cultura más formal. Sin duda, perdió mucho terreno en la comunicación por la falta de velocidad, de interacción y de flexibilidad y por ser una herramienta que ya tiene muchos años”.

Un sobreviviente

Melamed recuerda que en su momento fue una evolución del correo escrito: “Aceleró los tiempos de entrega, devolución y recepción de documentos y fue actualizándose con los años. Pero poco a poco pierde su capacidad de impacto dentro de las organizaciones y puede llegar a ser una herramienta de museo”, plantea el también director de la consultora Humanize Consulting.

Los que todavía le auguran larga vida recuerdan que, a pesar de que se lo ha querido “matar” varias veces, el ‘e-mail’ sigue sobreviviendo. Pero no es menos cierto que esta vez parece que su fin se acelera, sobre todo por la irrupción de las redes sociales, que cambiaron para siempre la forma en que nos comunicamos. De alguna manera, para los expertos consultados, las empresas no hicieron más que adoptar o, mejor dicho, readaptar los modelos de comunicación que la gente utiliza en su vida cotidiana. El WhatsApp es el ejemplo más claro. La mayoría de las interacciones con familiares y amigos se hacen a través de esa aplicación de mensajería instantánea; por lo tanto, no ha de sorprender que las laborales también se hagan ahora por esa vía.

“Era solo cuestión de tiempo que empezara a pasar eso en el mundo corporativo”, plantea Federico Aon, director de consultoría en Snoop Consulting, compañía de servicios tecnológicos orientados a aumentar la productividad de las empresas.

“Las formas de comunicación cambiaron, son más dinámicas, directas y la gente hoy se comunica con su jefe o su equipo, e incluso con los clientes, como lo hace en su vida cotidiana y usando los mismos medios”, dice.

Algo con lo que Melamed coincide: “Las maneras de comunicarse en las organizaciones tienden a asemejarse a lo que uno hace socialmente –plantea–. Antes las empresas eran el espacio donde había más tecnología que en la sociedad. Hoy no. Las personas, en sus casas, cuando no están en su trabajo, acceden a más tecnología que la que tienen en las empresas. Y el ‘e-mail’ se ve como algo anacrónico”.

Dentro de los instrumentos que utilizan en Snoop en lugar del ‘e-mail’ está Workplace, una plataforma que ha ganado gran popularidad en los últimos tiempos en el mundo empresarial. “La adoptamos hace 2 años. Es la versión corporativa de Facebook, muy similar en cuanto al funcionamiento y el diseño. Y como pasa en Facebook, se arman grupos según los proyectos e intereses. De hecho, muchos de nuestros clientes se manejan con Workplace y nos comunicamos con ellos por ahí. Es mucho más dinámico e instantáneo y abre nuevas posibilidades a la comunicación, incluyendo el ‘streaming’ de video, llamadas y chats. En la empresa el ‘e-mail’ quedó como una formalidad, casi no lo usamos internamente”, sostiene Aon, que también usa Yammer, otra de las tantas redes sociales de colaboración diseñada para el mundo corporativo.

Las maneras de comunicarse en las empresas tienden a asemejarse a lo que uno hace socialmente. Antes las empresas eran el espacio donde había más tecnología que
en la sociedad. Hoy no

Según el ejecutivo, uno de los mayores problemas del 'e-mail' es la falsa sensación de creer que el mensaje enviado fue leído por él o los destinatarios. “La famosa prueba de lectura cuando envía un 'e-mail' es algo que muy pocos saben que existe, y la verdad es que como desconfiamos tanto de que lo haya leído, le escribimos un WhatsApp para avisarle que le mandamos un ‘e-mail’ y, de paso, le preguntamos si lo leyó. Es algo que no tiene sentido”.

Otro de los grandes males del uso de ‘e-mail’ sucede cuando el remitente decide copiar a todos los miembros de una organización por las dudas. “Esto genera más de un dolor de cabeza y termina produciendo desinformación y ruido, armando cadenas excesivamente largas que muchas veces ni siquiera son relevantes para la mayoría de los involucrados”, dice Aon.

Claro que utilizar la ‘app’ de mensajes para trabajar tiene su lado B: “Es más complicado poner límites, depende de la urgencia y del cliente. Yo respondo siempre, pero si no es una urgencia la resolución es al otro día”, sostiene Cajide, que desde que empezó con su consultora en 2005 asegura que la comunicación con sus clientes cambió radicalmente. “Hoy también recurrimos a los mensajes privados de las redes sociales como Instagram o Twitter. Es otro canal efectivo para comunicarnos, y el primer contacto suele ser por ahí. Muchos me dicen que les escriba por las redes porque los ‘e-mails’ no los ven”, asegura.

LAURA REINA
LA NACIÓN (Argentina) - GDA
En Twitter: @LANACION

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