‘Coworking’ y tecnología, un binomio indisoluble

‘Coworking’ y tecnología, un binomio indisoluble

Estos espacios buscan facilitar tanto su labor administrativa como  la comodidad de sus usuarios.

Cambios

Los servicios de internet de gran cobertura han tenido una importante incidencia en los ‘coworking’.

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iStock

Por: REDACCIÓN MÁS CONTENIDO
19 de marzo 2020 , 10:53 a.m.

Un buen número de usuarios de ambientes compartidos de trabajo buscan en esta tendencia la disminución de sus costos operativos mensuales y la posibilidad de compartir conocimiento con múltiples industrias de todos los tamaños y sectores. Datos especializados señalan que, en promedio, una pyme que pasa de trabajar en oficina propia a ‘coworking’ genera ahorros de entre el 10 y el 30% mensualmente

Pero, para crear estas condiciones de bienestar, economía, relacionamiento y productividad, es importante la adopción de diversas tecnologías, en especial cuando ya se empiezan a evidenciar diversas tendencias en este mercado, como oficinas compartidas debidamente equipadas para mujeres emprendedoras, otras especializadas en las preferencias de silencio y mobiliario ergonómico para profesionales con más de dos décadas de experiencia y hasta hoteles ‘coworking’, las cuales requieren de adopciones estructurales y de conectividad que realmente ayuden a los públicos específicos en cada una de esas innovaciones.

Por eso, en el mercado están disponibles diversos desarrollos llamativos que se están incorporando a las oficinas más innovadoras, incluyendo el ‘coworking’.

La multinacional inmobiliaria CBRE destaca las siguientes:

- WeBikes, unas curiosas bicicletas que sirven para hacer un poco de ejercicio y, a la vez, recargar los dispositivos móviles.

Su funcionamiento es muy sencillo: 30 pedalazos sirven para recargar la batería de un smartphone mediante un cable USB.

Además, los usuarios pueden enchufar sus portátiles para trabajar o hacer videoconferencias mientras pedalean gracias a que las WeBikes incorporan Wi-Fi.

- Luz Busylight, un gadget para espacios abiertos en los que la gente va y viene, pero en donde a veces se requiere un mínimo de privacidad.

Esta es una especie de versión tecnológica del cartelito ‘No molestar’, útil para cuando hay que concentrarse, hablar por teléfono o realizar tareas que requieran máxima atención. La luz se puede activar y desactivar con un simple botón o reacciona de manera automática cuando se usa el teléfono fijo.

Las compañías lo consideran una buena inversión porque se ha demostrado que incrementa la productividad.

Infraestructura para el trabajo

La tecnología es, pues, uno de los aspectos diferenciales de los espacios de ‘coworking’ porque, sin ella, no sería posible ofrecer los servicios que entrega al

mercado de ‘freelancers’, emprendedores, pymes y compañías multinacionales dispuestos a pagar por servicios en los que la innovación es pan de cada día.

Luisa Fernanda González, gerente comercial de Office To Go, dice que “esta industria está 100% asociada a las tecnologías. Entre otras que han llegado, como en muchas otras industrias, seguramente, se cuentan las aplicaciones, asociadas a temas de ofertas y aspectos administrativos para hacer uso de los servicios de ‘coworking’”.

Con respecto a este tema, Camilo Espinoza, fundador de Emprendu, manifiesta: “Nosotros le estamos haciendo mucha fuerza a una aplicación denominada Passport, que hace posible que nuestras empresas y clientes resuelvan, de manera colaborativa, cualquier duda que se les presente en su cotidianidad. Esta aplicación busca ser una herramienta para que nuestra comunidad se pueda conectar más fácilmente”.

Además, los servicios de Internet de gran cobertura han tenido una importante incidencia en los ‘coworking’.

“El Internet dedicado es la mejor opción para estos negocios, no así la banda ancha. También, todos los servidores especializados y lo relacionado con infraestructura física para asegurar la cobertura de la red para todos los usuarios de ambientes colaborativos”, dice Luisa Fernanda González.

Un tercer aspecto en el que la tecnología es fundamental en los espacios de trabajo colaborativo está relacionado con la seguridad.

“Hemos implementado tecnología en dicha materia. Por su estructura, los ‘coworking’ son como hoteles: muy abiertos. Por eso, se ha echado mano a una tecnología muy robusta que permite tener mayor control de acceso y verificación de identidad de quienes ingresan a nuestros espacios”, explica el fundador de Emprendu.

En seguridad virtual, esta empresa ha adoptado un sistema que previene el riesgo de hackeos y robo de información e identidad gracias a firewalls que impiden que cualquiera pueda acceder a la data de sus usuarios.

“En cuanto a temas de productividad, las ventajas de una adecuada tecnología son evidentes. La infraestructura física para el servicio de Internet tiene que ser tan robusta que permita una conexión permanente y sin sobresaltos. No hay que olvidar la política de protección de la información, que también es una prioridad para este tipo de compañías, ofreciéndoles a los clientes seguridad en los accesos y el uso de la red”, destaca la gerente comercial de Office To Go.

Luis Alberto León, cofundador y gerente general de Bacatá Coworking, asegura que “es muy importante la seguridad en el control de acceso. Un ‘software’ nos permite el seguimiento de horas de ingreso, reservas, manejo y control de las diferentes

sedes que tenemos, entregándonos un mayor control administrativo. A los clientes les es posible, de esta manera, tener claro cuándo tienen que pagar o cuánto tiempo tienen disponible para salas de reuniones y acceder a reservas, entre otras funcionalidades”.

Bacatá Coworking también trabaja con aliados que le han propuesto a esta empresa implementar reconocimiento facial y biometría con el fin de disponer de un mejor control de acceso.

“Son proyecciones que estamos estimando y que nos permitirán determinar cuántas veces vienen las personas a la semana, con qué recurrencia o cuánto tiempo están dentro de las instalaciones. El análisis de esos datos hará posible la creación de planes cada vez más adecuados para nuestros clientes”, indica León.

De esta manera, la tecnología les facilita la vida a los usuarios en aspectos tan sencillos como la reservación de espacios sin salir de sus casas haciendo uso de sus dispositivos móviles, ya sea tabletas o ‘smartphone’.

Evite el ruido externo

A diferencia de la oficina tradicional, los espacios de ‘coworking’ tienen un ambiente y una dinámica muy diferentes. El olor a café recién hecho, los murmullos en los pasillos y las aceleradas reuniones son parte de la cotidianidad y el resultado de compartir con otras personas y participar en cientos de conversaciones.

Pero lo que podría ser una ventaja para muchos, es una distracción para otros debido, precisamente, al ruido constante producido por los dispositivos de los usuarios del ‘coworking’, junto con todo tipo de distracciones derivadas de los trabajos en grupo y el intercambio de ideas y experiencias.

Estas son algunas razones por las que en los lugares de coworking los audífonos se han convertido en un aliado esencial para muchos clientes, aunque es clave contar con aquellos que ayuden a aislar el ruido, bloqueando el sonido externo de forma inherente para escuchar solo lo que sea del gusto de la persona mientras hace sus cosas.

Es preferible escoger aquellos que dispongan de almohadillas ajustables en los auriculares con un acolchado adicional, los cuales funcionan como una barrera física, dejando los sonidos molestos fuera del alcance de los oídos, al tiempo que evitan que quien esté al lado escuche lo que el usuario está reproduciendo en sus dispositivos, generando también un bienestar colaborativo.

Usar este tipo de auriculares de “copa” se convierte en una convención no oficial que indica que el usuario está ocupado, evitando así las interrupciones mientras las personas ejecutan su labor.

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