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¿Cómo funciona una notaría digital?
Trámites digitales

El objetivo del Gobierno y de la Superintendencia es que se puedan realizar más 400 trámites de forma digital.

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¿Cómo funciona una notaría digital?

Gestionar escrituras públicas o registros civiles ahora es posible desde casa, ¿cómo se logra?

Desde el pasado 4 de febrero, el Gobierno Nacional lanzó la ‘Notaría Digital’, servicio con el que se busca que los usuarios puedan realizar por medio de canales digitales más de 400 trámites, que habitualmente se hacían de forma presencial.

(En contexto: Gobierno lanza la notaría digital en el país).

Precisamente en marzo, la Superintendencia de Notariado y Registro empezó a habilitar a las notarías que han venido cumpliendo con los requisitos técnicos para prestar este servicio, que, sin lugar a dudas, descongestionará y simplificará los procesos que muchos colombianos a diario requieren, así como también contribuirá a la estrategia de cero papel del Gobierno.

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Pero, ¿cómo funciona y es seguro hacer trámites de esta manera?, es lo que muchos se preguntan.

Pues bien, el notario Eduardo Vergara, de la Notaría 16 de Bogotá, que recibió la autorización por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) para realizar los trámites notariales de manera digital el pasado 18 de marzo, asegura que la fe pública que otorgan las notarías continúa intacta ahora que se puede brindar el servicio de manera digital.

"Con esa garantía, lanzamos una plataforma virtual que permite que los ciudadanos suscriban sus documentos con firma electrónica, validen su identidad con biometría y resuelvan todo tipo de trámites notariales de manera muy rápida”, afirma.

(Además: La tecnología detrás de los drones del tamaño de un insecto).

Cero papel

El avance en los trámites digitales permite la reducción de papel.

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Para este paso, si no se quiere o puede asistir, algunas notarías pueden contar con servicio de registro a domicilio, siempre y cuando cuenten con la tecnología de biometría móvil, afirma Daniel Medina, CEO de Olimpia IT, compañía tecnológica que brinda la plataforma a la Notaría 16.

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Después de ese registro, el usuario puede ingresar al portal web de la notaría y seleccionar el proceso que desee realizar; hay más de 400 trámites habilitados de manera virtual y el ciudadano podrá hacerles seguimiento en tiempo real.

Desde allí, se puede visualizar la información de la naturaleza del trámite, los requisitos e incluso las tarifas establecidas de acuerdo con el Decreto 2106 de 2019. En algunos trámites en los que se requiera un encuentro con el notario como requisito, la sesión se adelantará a través de una video llamada.

Paso seguido, la plataforma envía al correo del usuario el link para realizar el pago de manera electrónica.

¿Cómo son los procesos con varios implicados?

En el caso de las autenticaciones, el procedimiento se hace en línea, pero para aquellas situaciones en las que se requiere una reunión como firmas de testamentos, conciliaciones y matrimonios, el sistema como el de la Notaría 16 agenda una comparecencia con el notario a través de video llamada.

Una vez desarrollados todos los actos, la plataforma permite que el notario realice su firma y sello digital, otorgando la fe pública que tradicionalmente se brinda de manera presencial y el proceso finaliza cuando los documentos son remitidos al usuario de manera virtual.

“Los notarios están siendo los protagonistas y dar ese paso hacia los procesos digitales generará cada vez más confianza para la digitalización de otros sectores”, concluye Daniel Medina.

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