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Gestión Colombia

Así avanza la digitalización tributaria y aduanera en el país

A la fecha, hay más de 17 millones de personas que cuentan con habilitación de cuenta de acceso a los servicios en línea de la DIAN, de los cuales más de 4 millones tienen firma electrónica.

A la fecha, hay más de 17 millones de personas que cuentan con habilitación de cuenta de acceso a los servicios en línea de la DIAN, de los cuales más de 4 millones tienen firma electrónica.

Foto:Cortesía DIAN

Más de 17 millones de personas están habilitadas para acceder a los servicios en línea de la DIAN.

En los últimos dos años, cerca de 1’331.062 personas autogestionaron virtualmente su Registro Único Tributario (RUT), a través de lo que se conoce como Muisca, la base datos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Gracias a este proceso, se transformaron las dispendiosas filas y demoras para agendar una cita en una descarga y actualización con apenas un clic desde computador o celular.
Considerado como uno los mayores hitos en la historia de Colombia, a la fecha, la digitalización de gran parte de los trámites y servicios tributarios y aduaneros de la DIAN hoy es una realidad con la que buscan facilitar los procesos y garantizar una mayor cercanía con los ciudadanos.
Precisamente, hasta hace cuatro años, la mayoría de las personas naturales debían agendar una cita para inscribirse en el RUT, un mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias. Sin embargo, y como una puerta de entrada a la virtualidad, en septiembre del 2020, la DIAN desplegó el servicio de inscripción en línea de este registro, bajo previas validaciones de identidad y a través de un mecanismo muy intuitivo que lleva al usuario a incorporar sus datos de ubicación, actividad económica y reconocimiento de sus responsabilidades ante la entidad.
Además de la inscripción, a través de la web o la app DIAN también se puede realizar la actualización del registro único, con o sin firma electrónica, en caso de que una persona requiera modificar algún dato. Este servicio no es solo para personas naturales, las empresas también pueden, a través de sus representantes legales, modificar esta misma información en línea.
"Aunque la actualización del RUT y firma electrónica son los servicios más antiguos que tenemos en línea para la ciudadanía, lo que hemos venido haciendo en los últimos años es mejorar las funcionalidades para hacerlas más intuitivas", explicó Adriana Solano, subdirectora de Servicio al Ciudadano en Asuntos Tributarios de la DIAN.
La firma electrónica, por ejemplo, antes solo estaba reservada para quienes tuvieran la obligación de presentar sus declaraciones de manera virtual, no obstante, fue en el 2018 cuando se abrió la puerta para que muchas otras personas pudieran tener este servicio. Posteriormente, en el 2020, la entidad realizó un cambio en el sistema para reducir los pasos de dicho trámite y así poder llegar a una mayor cantidad de ciudadanos con firma electrónica.
"Antes teníamos cerca de dos millones de usuarios con firma electrónica, pero hoy ya son más de cuatro millones quienes cuentan con este servicio de manera activa", puntualizó Solano.
Precisamente, y como parte del fruto de esta modernización y transformación de los servicios digitales, hoy más del 90% de los colombianos realizan sus trámites ante la entidad a través de las herramientas virtuales de autogestión dispuestas, haciendo los trámites tributarios más sencillos, más cercanos y menos tediosos.
"En el transcurso del tiempo y acumulados, tenemos más de 17 millones de personas con su cuenta habilitada en la DIAN, pero vemos que en los últimos cuatro años, esta cantidad se ha potenciado. A 2018 llevábamos, a lo sumo, 14 millones, y hoy tenemos cuatro millones más de personas que han creado su cuenta y han empezado toda esta ruta de virtualización al generar la firma electrónica, los trámites del RUT y facturación electrónica", señaló la subdirectora de Servicio al Ciudadano en Asuntos Tributarios.
Aunque la carrera por la digitalización tributaria avanza rápidamente, también es cierto que aún hay muchos trámites que requieren de intervención de un funcionario por efectos de seguridad, control y validación. Sí bien la meta de la DIAN es ser más cercanos, optimizar los procesos y mejorar la eficacia y la eficiencia de la gestión tributaria y aduanera, en aras de incrementar el recaudo de impuestos nacionales, también deben mantener el balance normativo.

App DIAN

A través de la aplicación de la entidad, los ciudadanos interactúan como invitados o con clave y contraseña, ya sea para realizar trámites a nombre propio o a nombre de una organización. Como invitado, por ejemplo, el usuario puede ingresar e inscribirse en el Registro único Tributario (RUT), radicar una PQSR, consultar su trazabilidad y descargar la respuesta que se haya generado.
Con usuario y contraseña, los ciudadanos pueden actualizar datos básicos del RUT, como el correo o los teléfonos; diligenciar algunas declaraciones (como la de renta de persona naturales, los recibos del anticipo del régimen simple de tributación y la declaración anual del régimen simple de tributación); consultar la trazabilidad o el estado de las solicitudes de devolución o revisar la información exógena que ha sido reportada por terceros para elaborar la declaración de renta.
También pueden conocer las comunicaciones y notificaciones que le han sido enviadas por la DIAN en los diferentes procesos; y realizar algunas consultas relacionadas con factura electrónica (como validar una factura, saber quién le está facturando y quién tiene la responsabilidad o la obligación de ser facturador electrónico), entre otros.
"Es importante resaltar que todos estos temas fiscales tienen una reserva de confiabilidad con la que garantizamos a los contribuyentes que puedan interactuar de forma segura", recalcó Solano.

Videoatención

Ahora bien, para aquellos ciudadanos que requieran de la asistencia para hacer sus trámites en línea, la videoatención también es otro servicio que proporciona la DIAN, para que los usuarios no tengan que salir de casa.
"Por este medio atendemos trámites de inscripción en el RUT. También realizamos las validaciones de personería jurídica; la actualización de algunos campos del RUT que no se pueden actualizar en línea como es incluir información referente a calidades de usuario aduanero o cambiar datos de identificación (de tarjeta de identidad a cédula). Asimismo, tenemos servicio de orientación para quienes tienen inquietudes sobre el cumplimiento de sus obligaciones. También pueden encontrar los quioscos virtuales de asistencia, es decir, ayuda en el paso a paso de su interacción en los servicios en línea; solicitar alguna actualización sujeta a verificación, como el retiro de responsable a no responsable del impuesto sobre las ventas. Y para quienes no tengan firma electrónica y deseen realizar su solicitud de cancelación del RUT, por videoatención también pueden hacerlo", detalló la funcionaria.

Quioscos virtuales

De manera virtual o presencial, los quioscos están ubicados en diferentes sedes de la DIAN con el fin de acompañar el desarrollo de algún trámite virtual y así evitarles a los clientes un mayor desplazamiento. Estos lugares están acompañados por un servidor que guía a las personas en la interacción con los servicios en línea a través de los computadores que están disponibles y que pueden utilizar todas las personas.
El usuario, a través de una cita, puede solicitar asistencia en la interacción con los servicios en línea, gracias a este mecanismo de quiosco. Así, el ciudadano puede compartir su pantalla e ir mostrándole al funcionario el procedimiento, para conocer el paso que sigue hasta llegar al final.
*Gestión Colombia. Una alianza de contenidos editoriales especiales de El Tiempo con Presidencia de la República. Con el apoyo de la DIAN.
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