El tratamiento de datos es obligatorio en edificios y conjuntos

El tratamiento de datos es obligatorio en edificios y conjuntos

Incumplir las normas puede ocasionarles un detrimento económico grande a las copropiedades.

Datos

Quienes recolecten, almacenan o usen información de los residentes de las propiedades tendrán que garantizar el derecho de ‘habeas data’.

Foto:

IStock

Por: Nora Pabón Gómez* - Especial para EL TIEMPO
22 de mayo 2019 , 12:02 p.m.

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sancionó e impuso medidas a varios edificios sometidos al régimen de propiedad horizontal, porque incurrieron en conductas que vulneraban el derecho fundamental del habeas data. Ante esto, surgieron interrogantes y consultas de algunos representantes de los órganos de administración, sobre las obligaciones que tienen los edificios y conjuntos de cualquier uso, sobre la implementación del tratamiento de datos personales.

Como lo he señalado en varias ocasiones, es necesario que los propietarios y administradores se concienticen, una vez más, que si bien la Ley 675 del 2001 no ha sido expresamente reformada, son muchas las normas que la han actualizado, modificado y complementado; por lo tanto, deberán conocer y aplicar las disposiciones, y, sobre todo, capacitarse.

Las normas que regulan la protección de datos personales y que se deben consultar y acatar en los edificios y conjuntos son la Ley 1581 del 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015, donde hay obligaciones y prohibiciones.

Derechos y deberes

Por ejemplo, es importante adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar, en el momento de la recolección de datos, la autorización del titular para el tratamiento de aquellos sensibles, así como la finalidad para la cual se pide el consentimiento.

A solicitud de la SIC, los responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, así como la información adicional citada por el Decreto Reglamentario.

Igualmente, las normas definen los Datos Sensibles como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, entre ellos, los que revelan el origen social o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a cualquier partido político y los datos biométricos, entre otros.

Los responsables deben proveer una descripción de los procedimientos usados para recolectar, almacenar y usar los datos

También se prohíbe el tratamiento de aquellos correspondientes a niños, niñas y adolescentes, con una excepción y cuando el tratamiento cumpla con parámetros y requisitos señalados por la norma. Igualmente, cuando se recolecten datos personales, se debe poner a disposición un aviso de privacidad a través del cual se informe sobre de políticas del tratamiento de información

Lo cierto es que todos los edificios y conjuntos deberán contar con una política sobre el tema, además de un manual interno. Esto también implica conservar la información recolectada bajo las condiciones de seguridad necesarias. Incluso, por requerimiento de la SIC “quienes efectúen el tratamiento de datos personales deberán suministrarle la evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas”.

Además, es clave contar con un procedimiento para la atención de consultas, quejas y reclamos, y divulgar un canal de atención para que los titulares ejerzan sus derechos.
Finalmente, es importante recordar que la ley consagra excepciones; por ejemplo, en el caso de temas de salud, si alguien sufre un ataque un accidente puede solicitar los datos de la persona sin autorización. Es imprescindible, de todas formas, mirar las normas citadas.

Para tener en cuenta

-Se entiende como responsable del tratamiento de datos a la persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma, o con otros, decida sobre su uso.

-Esto quiere decir que no solo el administrador está comprometido con el tema; el consejo también tiene responsabilidad; además, quienes los recolecten, almacenan o usen tendrán que garantizar el derecho de habeas data.

-Igualmente, las personas jurídicas de la propiedad horizontal y los administradores deberán tener mucho cuidado al recolectar, conservar o divulgar datos de los residentes ocupantes y visitantes de cada inmueble.

NORA PABÓN GÓMEZ
Especial para EL TIEMPO
Vivienda y Construcción​

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