Así se prepara la asamblea de copropietarios en edificios y conjuntos

Así se prepara la asamblea de copropietarios en edificios y conjuntos

Los administradores deben presentar informes de estados financieros y presupuesto, entre otros.

Copropiedades

Cuando un propietario no asiste a la asamblea, da vía libre a que otros tomen decisiones por él.

Foto:

IStock

Por: Vivienda
08 de febrero 2019 , 06:23 p.m.

En los últimos años han surgido nuevas medidas que buscan agilizar la que es considerada la reunión más importante del año para los edificios y conjuntos: la asamblea. Por eso, con el fin de orientar a los lectores, la abogada y asesora externa, Nora Pabón Gómez, hace un recuento de los aspectos relevantes para que se lleve a cabo de la mejor forma.

¿Cuáles son los requisitos de la convocatoria?

La debe hacer el administrador, con una antelación no inferior a quince días calendario. Además, la citación debe enviarse a cada propietario a la última dirección registrada, acompañando el listado de los morosos.

Igualmente, debe incluir la relación de propietarios, lo mismo que los estados financieros y el presupuesto; también se recomienda anexar un formato de poder.

¿Qué pasa si la asamblea no es citada o si se realiza, pero no se tratan todos los puntos?

Si la reunión no es convocada, tendrá que hacerse el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada periodo presupuestal. Además, en caso de que no se alcancen a tratar todos los puntos del orden del día en la primera asamblea, se puede llamar de nuevo para tratar y decidir lo que falta. En esta, el quórum para deliberar será como en el primer caso, en cuanto a la cantidad y demás aspectos. Si no se logra el quórum habrá una segunda convocatoria, que podrá sesionar con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.
¿Por qué la seguridad y la salubridad son claves en los presupuestos?

Es importante preparar el presupuesto con base en aspectos relacionados con la seguridad, pero no solo en lo que tiene que ver con la elección de la empresa de vigilancia. El mantenimiento, la conservación y la reparación de los bienes comunes y privados, que es responsabilidad de todos los órganos de administración, también son claves.

Esto obliga a obtener las certificaciones de bienes como los ascensores, el sistema de detección de incendios, las puertas eléctricas, las bombas, las piscinas, las cámaras de vigilancia y similares. Los administradores y los consejos deben tener en cuenta esto al preparar el presupuesto, lo mismo que la asamblea, al aprobarlo con la asignación de partidas suficientes.

¿Qué pasa cuando las personas no asisten a la asamblea?

La poca asistencia a la asamblea sigue preocupando, ya que las decisiones tomadas por una minoría afectan a todos. Por eso, vale recordar que para deliberar en la reunión ordinaria se requiere, por lo menos, más de la mitad de los coeficientes; además, se podrán tomar decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de estos. Sin embargo, hay casos que requieren un quórum calificado o superior, según el reglamento o la ley. Vale recordar que la imposición de multas por la inasistencia es usada en algunos casos, y, al parecer, ha dado resultados.

Algunos reglamentos determinan la imposición de multas por la inasistencia a la asamblea. Al parecer, la medida
ha dado resultados

¿Y los poderes?

Una práctica común, cuando alguien no asiste, es otorgar poder a otra persona. Aunque recién expedida la Ley 675 limitaba la cantidad esto se revirtió para lograr más asistencia. Y no hay que olvidar que es posible entregar el poder al arrendatario, claro, si el reglamento no lo prohíbe. De todas formas, es clave asumir acciones para motivar a la gente a que asista, entre ellas, elegir un sitio y una hora adecuados.

¿Se puede acceder a firmas especializadas para apoyar la asamblea con el uso de tecnología?

Está entre las opciones para mejorar la reunión. Hay firmas especializadas en el voto electrónico y el control de asistencia, entre otros temas. Sin embargo, como en todos los casos en los que se usa tecnología, hay que observar estrictamente la ley.

Finalmente, la abogada Nora Pabón destaca algunas funciones de la reunión ordinaria

En cada reglamento de propiedad horizontal y en la Ley 675 del 2001 se determinan las funciones de la asamblea general. La ordinaria se reúne, principalmente, con el objetivo de examinar la situación general de la persona jurídica (la propiedad), efectuar los nombramientos del administrador (cuando no haya consejo), de los miembros del consejo de administración, del revisor fiscal (si lo hay o es exigido por la ley, como en el caso de los inmuebles de uso comercial o mixto), y de los miembros del comité de convivencia. Igualmente, tiene como función aprobar las cuentas del último ejercicio y del presupuesto del nuevo año.

VIVIENDA

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