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¿Reuniones del consejo de administración por chat?
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No hace falta descargar una aplicación adicional para realizar este ‘truco’.

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¿Reuniones del consejo de administración por chat?

Consulta sobre la toma de decisiones a través de un grupo de conversación.

Informa un consejero: La administración de la copropiedad creó un chat, el cual está integrado por el administrador y los miembros del consejo de administración, con el fin de informar e interactuar sobre algunas situaciones de la copropiedad.

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Pero en algunas ocasiones pone temas para decisión del consejo, temas de alto impacto para la copropiedad y la edificación, y con la particularidad de que expone el tema en ese chat sin contextualización alguna, sin información de soporte y, como si nada, de forma escueta solicita que el consejo de administración le defina -sin dar contexto ni soportes- y tome una decisión.

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Luego, en el chat se generan tremendas controversias, dudas, inquietudes y al final de todo ese desorden, la Administración solicita que se tome la decisión a través del mismo chat.

A raíz de esto, yo me he quejado de que ese procedimiento no es el adecuado porque los temas y la información no son suficientemente claros y también sin tener soportes para la toma de la decisión.

Por lo tanto, ¿qué se puede hacer ante esta situación y si ese procedimiento por chat para la toma de decisiones, es correcto y si lo permite la Ley 675 y el Reglamento de Propiedad Horizontal?

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Respuesta

De acuerdo con la Ley 675 de 2001, el consejo de administración está incluido entre los órganos de dirección y administración de la persona jurídica de la propiedad horizontal.

La norma citada establece que es potestativo preverlo en el reglamento de propiedad horizontal en el caso de inmuebles residenciales, pero sí es obligatorio, tratándose de edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, integrados por más de 30 unidades privadas, excluyendo parqueaderos y depósitos.

La Ley señala, de manera imperativa, que el consejo “deliberará y decidirá válidamente con la presencia y votos de la mayoría de sus miembros, salvo que el reglamento de propiedad horizontal estipule un quórum superior, con independencia de los coeficientes de copropiedad”. Añade que las decisiones que tome este órgano serán las necesarias para que la persona jurídica cumpla sus fines.

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Corresponde a los consejos el nombramiento del administrador, la imposición de las sanciones, autorizar al administrador para celebrar contratos por determinada cuantía, revisar y aprobar los estados financieros antes de presentarlos a la asamblea y las demás que se les hayan asignado en el respectivo reglamento.

Enuncié las anteriores previsiones, para concluir que, a pesar de que en las actuales circunstancias que han propiciado las comunicaciones de manera virtual , los consejos de administración pueden utilizar diferentes herramientas tecnológicas para interactuar entre sus miembros, al deliberar y tomar decisiones tan importantes y que pueden afectar no solo a uno sino a varios o todos los propietarios, a arrendatarios, tenedores en general y terceros y a la misma persona jurídica, se deben reunir de manera formal a semejanza y por analogía, como se realizan las reuniones no presenciales de propietarios.

Solo así se puede garantizar que se haya validado la identidad de sus miembros, los diferentes puntos de vista sobre asuntos que requieran deliberación, y el quórum para este fin y para tomar decisiones.

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Además, deberá acreditarse la validez de las reuniones, dejando claro el nombre del propietario consejero, el contenido y demás requisitos exigidos por la norma para las asambleas no presenciales. De igual manera, será posible tomar decisiones por comunicación escrita.

Es necesario advertir que el administrador no es miembro del consejo ni define el procedimiento para la reunión de sus miembros. El Consejo, a petición de sus miembros inconformes, deberá evaluar si la herramienta que se está utilizando cumple con estos propósitos, pues, aunque son un medio para comunicarse, no todas podrían garantizar la participación de los consejeros, la toma de decisiones ajustadas a la ley y a los reglamentos, así como la posibilidad de ejercer los derechos de contradicción e impugnación contra estas, si es el caso.

Aclaro que la Ley 675 de 2001 no se refiere a las reuniones no presenciales del Consejo, por lo cual mi respuesta a la consulta se basa en los argumentos expuestos.

NORA PABÓN GÓMEZ
Abogada - Asesora externa

Consultas

Vivienda & Construcción cuenta con los análisis de la consultora del sector de la construcción y las copropiedades, que responde en EL TIEMPO de los sábados a interrogantes que los lectores envían a través del siguiente correo electrónico:
redaccioneconomicas@eltiempo.com

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