10 reglas de oro para que no lo odien por sus correos electrónicos
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La llamada 'netiquette' hace referencia a ciertas pautas de 'buen' comportamiento en la red. Dentro de aquel protocolo existen algunas reglas a la hora de enviar un correo electrónico para que el receptor no nos descarte de primera mano. Al menos, para que la persona que está del otro lado se lleve una buena impresión y se tome el tiempo de continuar con las conversaciones. Tenga en cuenta estas reglas de oro para su próximo envío electrónico.

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El asunto debe ir al grano

No deje el asunto vacío, ni escriba 'hola', 'buen día', o algo parecido. Podría ser que la otra persona, que recibe muchos correos diariamente, lo descarte y no reciba una respuesta.

El asunto es el título del texto, es decir, debe ser la línea que resume su petición o tema a tratar. Por ejemplo, si se trata de un proyecto específico, puede poner el nombre de este y un dato más, como reunión, avances, informe, etc. 

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Sea conciso            

Los mensajes extensos muestran una incapacidad de síntesis y pueden interpretarse como irrespeto por el tiempo de la otra persona. Aquí también hay que ir al grano, si no, se reducen las posibilidades de que le contesten en el menor tiempo posible, pues el interlocutor esperará tener tiempo para leer y para contestar de igual manera, o nunca contestará.

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Incluya su expectativa

Algo que suele olvidarse es indicar qué quiere lograr con el mensaje, la respuesta que espera, así como el margen de tiempo de contestación estimado. No solo debe decirse en el asunto, sino el cuerpo del mensaje.

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Use el tono correcto

Sea consciente del receptor del mensaje para comprender el tono que debe usar, si lo puede llamar por su nombre o con su apellido, si puede tratarlo de 'usted' o de 'tú', etc. Una de las reglas más importantes es que, siempre, tenga ortografía y buena gramática. Demuestra experiencia y conocimiento.

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Enumere las preguntas

Debe tratar de facilitar el trabajo del interlocutor. Si por ejemplo son preguntas para las que espera una respuesta, estas no deben quedar inmersas en el cuerpo del texto, pues dificulta la lectura y respuesta del receptor. Puede enumerarlas o, si prefiere, resaltarlas.

hotmail antiguo

Use una dirección de correo profesional

Evite usar correos demasiado complejos con signos, símbolos y letras indescifrables. Puede ser uno creativo que llame la atención, pero no se sobrepase, podría ser descartado por no tomarlo en serio.

Si todavía no tiene uno así, le recomendamos crearlo en una combinación de su nombre y apellido, sin demasiados detalles. Evite usar su antigua cuenta de Hotmail.

Mujer estresada frente a un computador
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Fíjese en el destinatario

Si está redactando un correo en respuesta a otro que enviaron a varios destinatarios, fíjese que no le de 'clic' a 'responder a todos', si no es necesario. Eso puede incomodar a los demás, que no necesitan ver su respuesta, les llena su bandeja de entrada y, si es algo privado, puede ser peor.

Si por el contrario necesita enviarle el mismo correo a varias personas, use el campo CC (Con Copia) y CCO (Con Copia Oculta). El primero es para enviárselo a distintas personas que podrán ver los correos de los demás; la segunda, como su nombre lo dice, es para que cada receptor no pueda ver a quiénes más se les envió el correo electrónico.

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No se demore demasiado 

Así como no es cómodo esperar una respuesta de correo actualizando cada tanto la página web, tampoco es bueno para la otra persona que se demore demasiado, pues debe volver a leer de qué se trata el mensaje y buscar la respuesta. Hay quienes tienen configurado el correo electrónico con notificaciones en su celular, por eso no es recomendable enviarlo en altas horas de la noche, podría interrumpir el descanso del receptor.

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Muestre una buena actitud

'Lo cortés no quita lo valiente' quiere decir que la buena educación no riñe con el carácter valiente y decidido. Por ser conciso, no se vaya al extremo de ser descortés o monosílabo. Muestre en su escrito que es una persona agradable con la que se puede conversar y es receptiva. Ante todo, la actitud.

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Incluya firma

Poner el nombre, cargo y, si es necesario, número telefónico y de nuevo correo electrónico al final del texto es una buena práctica que facilita la recordación del interlocutor. Le da un cierre, para que no parezca un mensaje incompleto. 

También puede incluir su sitio web personal (con el hipervínculo). Pero no se exceda poniendo demasiados detalles y, por favor, a menos de que sea de confianza, no use emoticones.

Gente 06 de diciembre de 2019 , 09:35 p.m.

10 reglas de oro para que no lo odien por sus correos electrónicos

Detalles sutiles que pueden marcar la diferencia entre la cordialidad y la agresividad. Conózcalos.

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