Ante la necesidad de ofrecerle a uno de sus clientes en Estados Unidos un servicio integral que le permitiera mejorar sus niveles de eficiencia frente a la rápida expansión de sus operaciones, OFAM, compañía de ‘outsourcing’ desarrolló e implementó una plataforma web que permite sistematizar, automatizar, controlar e integrar los procesos administrativos mejorando la productividad; todo esto bajo el concepto de ‘suites’ (es decir dos o más desarrollos tecnológicos que, comunicados entre sí, forman una unidad funcional).

“Nuestro cliente inició el estudio de implementación de una herramienta tecnológica de las más sofisticadas, pero por costos y tiempos de implementación vimos en nuestro sistema SCORE una alternativa mucho más viable de implementar. Conocer la empresa nos permitió determinar sus necesidades inmediatas- particularmente su proceso de costos y gastos- y realizar los desarrollos que hoy en día conforman nuestra plataforma industrial”, comenta Juan Carlos Maldonado, CEO de OFAM.

La herramienta, que está dirigida a sectores industriales como alimentos, farmacéutico, vestuario y todo lo que implique procesos productivos, funciona sobre el aplicativo SCORE y apps de OFAM, mediante el cual, según los requerimientos de cada empresa, se integran los procesos de comercialización, producción, inventarios y compras, facturación y su oportuno recaudo, y reportes de gestión, todo con conexión en línea con servicios 24/7/365.

“Ofrecemos un servicio integral, que mediante ‘outsourcing’, les permite a nuestros contratantes enfocar sus recursos a la expansión de su empresa y delegar actividades que no generan valor, pero que son requeridas para su funcionamiento”, afirma Maldonado.

La plataforma controla y determina los niveles de inventario, generando automáticamente órdenes de compra con códigos QR, acorde con los tiempos de entrega por parte de proveedores, para un detallado e inmediato control de lotes y optimización de cantidades, así como la aprobación de pago a proveedores.

Estos niveles de inventario, agrega, determinan de una manera sistematizada la producción, manejando fórmulas y el uso de materias primas de una forma organizada; la distribución de productos se realiza acorde con rutas preestablecidas, mientras que la generación de factura es automática al momento de preparar despachos.

Así mismo, SCORE cuenta con un desarrollo para el control automático de cartera, con el cual es posible hacer seguimiento diario, gestionando su oportuno recaudo por medios electrónicos.

Es de destacar que este nuevo desarrollo de OFAM permite generan ahorros demostrados entre el 20% y 50%, según explica Maldonado. Así por ejemplo, en el proceso de comercialización se puede: presentar el catálogo de productos, generar órdenes de despacho, facturar, así como consultar historiales, entre otras cosas Los módulos como inventarios y compras permite controlar en línea los niveles de inventario de materia prima, producto procesado y producto terminado, optimizar las necesidades de inventarios, entre otras finalidades permitiéndole al proceso optimizar sus costos y su control.

Todos estos procesos se cierran con el recaudo debidamente conciliado, que obviamente y gracias a la sistematización y control de la facturación permite cifras en línea, reales, y lo más importante, que toda la data obtenida es transformada a reportes para la organización con el fin de tomar decisiones estratégicas sobre los resultados históricos y actuales.

“Lo más destacado de esta solución consiste en inversiones iniciales muy bajas puesto que la herramienta se adapta a las necesidades individuales de cada empresa. Adicionalmente, no tiene límite de usuarios y la información de tipo gerencial que se genera es adaptable según el cliente. Esta es una herramienta muy dinámica, de fácil implementación, que no requiere inversiones constantes para estar actualizada, al ser bajo la modalidad de ‘outsourcing’”, indica Maldonado.

Esta nueva apuesta de OFAM busca impactar en el mejoramiento de la productividad y eficiencia de las empresas, reduciendo costos en las áreas intervenidas, automatizando los procesos con mínima inversión, disminuyendo costos de operación, mejorando el flujo de caja, y permitiéndoles enfocarse en el ‘core’ del negocio.

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