Secciones
Síguenos en:
ASÍ SE REALIZA UN CERTAMEN

ASÍ SE REALIZA UN CERTAMEN

Aunque realizar un evento parezca una labor sencilla, muy pocas personas tienen la experiencia y los conocimientos para ejecutarlo con resultados satisfactorios.

Por: REDACCIÓN EL TIEMPO
30 de enero 1996 , 12:00 a. m.

Hay que tener en cuenta diversos aspectos, que solo un Organizador Profesional de Eventos (OPC) está en capacidad de hacer.

Los pasos son varios: analizar el porqué del certamen, el carácter que tendrá, lugar donde se hará, quiénes serán los contratistas, medios que se emplearán, recursos humanos, temporada en que se llevará a cabo, publicidad, presupuesto y programa son algunos de los puntos que se deben observar con detenimiento.

Según Jorge Trujillo, miembro de la Asociación de Organizadores Profesionales de Congresos (OPC), luego de analizar las motivaciones de la reunión y clasificarla (asamblea, clínica de trabajo, conferencia, rueda de prensa, coloquio, congreso, convención u otra), se determinan de manera precisa la dinámica y la metodología que han de aplicarse para facilitar la estructuración del programa .

Después se busca el lugar adecuado, teniendo en cuenta que la fecha prevista no coincida con altas temporadas turísticas.

Para ello, Trujillo recomienda que sean en marzo, abril, mayo, junio, septiembre, octubre, noviembre o en los primeros días de diciembre. Así mismo, de acuerdo con el programa se cotizan los alimentos, bebidas y, si es necesario, el alojamiento, los tiquetes y los costos de la publicidad.

Conocimiento Con el fin de facilitar esas tareas, el OPC determina la creación de comités financiero, científico, cultural, organizativo, de comercialización, promoción y de control.

Es indispensable conocer previamente las instalaciones donde se hará el evento, el menú que se ofrecerá, las instalaciones hoteleras, el transporte (con calefacción o aire acondicionado según las circunstancias), los montajes de stands, salones y exhibición, así como a los proveedores y los suministros, en procura de cumplimiento y calidad.

En cuanto a medios de comunicación, se debe ser cuidadoso, ya que a través de ellos se proyecta la imagen del dueño del certamen. Por esa razón la publicidad debe crearse con suficiente tiempo.

La selección del recurso humano también debe hacerse con anterioridad, teniendo en cuenta que los participantes en el evento deben recibir atención óptima por parte de cada una de las personas que trabajan en el desarrollo de la reunión.

Hay que prever, si es del caso, la contratación de intérpretes, traductores, recreadores, guías y conductores de los vehículos transportadores. Igualmente, para evitar situaciones de angustia, se debe contar con paramédicos y enfermería.

Durante la ejecución, el OPC debe supervisar todos y cada uno de los servicios, verificar la presentación del personal, revisar las condiciones de la planta física y hacer cumplir el cronograma establecido.

Siempre el organizador profesional debe encargarse de la planeación, programación, desarrollo, control de aspectos operativos y financieros, así como de la documentación y evaluación del evento.

Perfil del organizador Con el apoyo de la Corporación Nacional de Turismo, toma fuerza en Colombia la Asociación de Organizadores Profesionales de Congresos y Eventos (OPC).

El gestor de la idea de crear un gremio, Jorge Trujillo, inició labores en ese campo hace 16 años, cuando se inauguró el Centro de Convenciones Gonzalo Jiménez de Quesada, entonces en el sector estaba todo por hacer, porque no había gente especializada ni en la parte técnica ni en la organización de certámenes .

Los OPC son personas naturales o jurídicas, o empresas nacionales o extranjeras que ejercen habitualmente la planeación y operación de congresos, convenciones, ferias, exposiciones y certámenes especializados; propendiendo por el buen desarrollo de esas actividades.

Trujillo opina que el OPC debe ser una persona capacitada para llevar a cabo un evento de cualquier clase, desde su concepción hasta la finalización. Por ello requiere de cualidades particulares como capacidad ejecutiva, relaciones humanas y públicas, poder de convicción basado en la ética, honestidad y liderazgo.

Además debe ser disciplinado, ecuánime, con voluntad de entrega, carisma y deseos de superación.

Trujillo señaló que el desempeño de los compromisos de un OPC implica responsabilidad de velar por el cumplimiento del pacto efectuado con su cliente, pues el organizador se convierte en asesor, manejador de su imagen, interlocutor ante los participantes y mediador para solucionar cualquier inconveniente que surja en desarrollo de su trabajo .

Llegaste al límite de contenidos del mes

Disfruta al máximo el contenido de EL TIEMPO DIGITAL de forma ilimitada. ¡Suscríbete ya!

Si ya eres suscriptor del impreso

actívate

* COP $900 / mes durante los dos primeros meses

Sabemos que te gusta estar siempre informado.

Crea una cuenta y podrás disfrutar de:

  • Acceso a boletines con las mejores noticias de actualidad.
  • Comentar las noticias que te interesan.
  • Guardar tus artículos favoritos.

Crea una cuenta y podrás disfrutar nuestro contenido desde cualquier dispositivo.