Trucos para ahorrar en impresión

Trucos para ahorrar en impresión

La situación en materia de impresión en la mayoría de empresas tiene una característica común: muchos equipos, de distintas marcas, operan sin mayor control ni administración.

29 de septiembre 2008 , 12:00 a.m.

Dicho escenario es la principal problemática en cuanto al control de documentos se refiere, debido a que se elevan los gastos de papel y tintas, así como de soporte.

A continuación presentamos seis consejos que le ayudarán a optimizar el manejo del servicio de impresión en su oficina:.

EL SOFTWARE.

Si tiene más de tres impresoras en su empresa requerirá de un programa centralizado que le permita controlarlas mejor. Empresas como Lexmark, HP, Epson y Xerox lo incluyen en sus equipos de gama media y alta (láser). Este software permite saber el estado de cada máquina (nivel de tinta, daños, atascos, etc.), obtener estadísticas de uso y controlar mejor la operación.

USE LAS FUNCIONES DE AHORRO.

Casi todas las impresoras actuales incluyen herramientas que le permiten ahorrar tinta y papel: sistemas de impresión en baja resolución (que gastan menos tinta), impresión a doble cara (algunos documentos de consumo interno se pueden crear de esta manera para ahorrar papel), impresión de dos o más páginas en una misma cara (para tener dos y hasta cuatro páginas de un documento extenso en una misma hoja impresa); son algunas de las opciones disponibles que pueden reducir ampliamente el gasto de papel y tintas.

No todo se debe imprimir.

Por ejemplo, no es necesario llevar los faxes al papel. Marcas como Hewlett-Packard, Lexmark, Ricoh y Xerox incluyen en sus equipos funciones que permiten recibir el documento (fax, correo electrónico, PDF, etc.) para que sea enrutado en formato digital, vía correo electrónico o publicado a un sitio web, hacia los destinatarios de la información. Se ahorrará una porción importante de papel de esta manera.

Digitalice y distribuya digitalmente.

Documentos como formularios, estados de cuenta, remisiones, cotizaciones y facturas deben permanecer en una base de datos (incluso en la memoria interna de las impresoras o en el disco duro de computadores), para que sean impresos sólo en el momento en que sea necesario.

Piense que muchos de ellos, en especial aquellos documentos de consumo interno, ni siquiera ameritan imprimirse, sino que pueden circular en formato digital entre las personas o departamentos encargados de emitirlos, revisarlos, aprobarlos y almacenarlos.

DISMINUYA SUS IMPRESIONES.

Bien sea por costumbre o por error de operación, es común que se impriman varias versiones de un mismo documento. Cada vez que pasan por revisión, edición o aprobación, los archivos se imprimen varias veces, aumentando los costos de papel y tinta. Con un sistema de gestión documental podrá controlar tales procesos para que se mantengan en formato digital y los documentos solo sean impresos cuando realmente necesite pasar, finalmente, al papel.

Reduzca el número .

Con ayuda de una empresa experta analice si es posible reducir la cantidad de impresoras de baja capacidad, en especial las de inyección de tinta, y remplazarlas por equipos de mayor volumen de impresión que surtan del servicio a varios empleados o departamentos dentro de la compañía. Esto le permitirá centralizar y administrar de manera más eficiente, controlar el gasto de papel y tinta de cada persona o unidad y reducir los tiempos de soporte.

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