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CÓMO SE ELABORA EL INFORME DE POSTULACIÓN

CÓMO SE ELABORA EL INFORME DE POSTULACIÓN

Los postulantes al Premio Colombiano a la Calidad tienen que preparar un informe en el cual cada empresa responde a los criterios de evaluación y muestra así su realidad. Se trata de un instrumento que refleja sus limitaciones o fallas y permite entender a la organización como un todo.

Por ello, la Corporación Calidad, encargada del apoyo técnico al premio, procura motivar a los empresarios nacionales a utilizar el informe o guía, no sólo para aspirar al galardón, sino como instrumento para mejorar su gestión, al describir los enfoques, la implementación y los resultados de sus sistemas de calidad.

El documento debe presentarse en cuatro copias; estar escrito a máquina, tamaño carta y a un espacio; la extensión total no debe ser superior a las 100 páginas, sin incluir la introducción. Es así como los evaluadores y jurados no tendrán en cuenta las páginas que excedan el límite anterior, por lo cual se recomienda expresamente no sobrepasar este límite.

Se trata de un informe que debe ceñirse fielmente a las indicaciones establecidas en los criterios para la evaluación, utilizando la misma numeración. Conviene distribuir el trabajo de preparación del informe entre los expertos en cada tema, quienes de antemano deben conocer los objetivos y el contenido completo del premio.

Elaborados los borradores, se recomienda asignar a un equipo la responsabilidad de la edición final advirtiéndole sobre la importancia de mantener la coherencia integral y no sobrepasar la extensión total permitida.

Debe estar redactado en forma concisa y precisa, respondiendo a la información requerida. Además, se pueden incluir ejemplos, siempre que sean relevantes, cortos y que no sustituyan la respuesta conceptual solicitada. Es conveniente utilizar gráficos y tablas para la presentación de los datos solicitados y evitar descripciones largas e imprecisas.

Por último, se enfatiza en que el documento es muy importante pues constituye la única base para la primera etapa de la evaluación. Es decir, la empresa puede ser eliminada del proceso con la sola evaluación del informe, sin recibir la posterior visita de campo. Esta se hará a las empresas seleccionadas, dentro de las cuales surgirán los ganadores.

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