Preserve su correo de Outlook

Preserve su correo de Outlook

Si usted usa Outlook en su empresa, quizá recibe con frecuencia avisos que le indican que su buzón está lleno, y que no podrá volver a enviar y recibir mensajes hasta que no libere espacio. Y como el correo cada vez es más voluminoso –debido a que suele incluir archivos enormes con presentaciones, documentos PDF y fotos, entre otros–, es posible que todos los días tenga que dedicar un rato a esta ingrata labor de limpieza.

03 de septiembre 2007 , 12:00 a.m.

Tiene sentido que lo presionen para que se deshaga de la basura; por ejemplo, los mensajes que quedan en las carpetas ‘Elementos eliminados’ y ‘Elementos enviados’. Pero no parece razonable que tenga que andar borrando mensajes de trabajo para que no se bloquee su buzón de Outlook, sobre todo teniendo en cuenta que el correo personal –en el que uno sí guarda basura– se puede conservar en su totalidad desde que servicios como Hotmail y Gmail comenzaron a ofrecer entre 2.000 y 3.000 megabytes (MB) de espacio.

¿Por qué en las empresas no pasa lo mismo? ¿Acaso los PC modernos no tienen discos duros de gran capacidad? La razón de esa restricción es que su correo corporativo de Outlook no se almacena en su PC, sino en un computador central (llamado servidor) en el que todos los empleados comparten el espacio disponible; por eso, al buzón de cada uno solo le asignan unos pocos MB de capacidad.

Sin embargo, usted puede conservar todo el correo de Outlook que quiera con una medida sencilla: pasar los mensajes que desea guardar a un archivo de ‘carpetas personales’. El correo que envíe allá sí se almacena en su PC, y no en el servidor.

Su repositorio personal Para crear el archivo que alojará sus mensajes (el cual tiene extensión .pst), dé clic en el menú Archivo de Outlook, seleccione Nuevo, escoja ‘Archivo de datos de Outlook’, dé clic en Aceptar, seleccione el lugar de su PC en donde lo almacenará, póngale un nombre al archivo .pst y dé clic en Aceptar. Ahora verá un cuadro que permite darle un nombre a la carpeta (si no usa uno, quedará como Carpetas Personales) y asignarle una contraseña al archivo .pst (en caso de que quiera mantener privados los mensajes que guarde allí).

Cuando termine, tendrá acceso a sus carpetas personales desde la sección Lista de carpetas, en la parte izquierda de la ventana de Outlook 2002 (la versión que nosotros usamos). Si no aparece, dé clic en el menú Ver y seleccione ‘Lista de carpetas’.

Eso desplegará una lista con todas las carpetas de su buzón de correo corporativo; además, verá la que acaba de crear bajo el nombre Carpetas Personales (a menos que le haya puesto otro). Ahora puede crear las subcarpetas en las que clasificará los mensajes que va a guardar; para ello, dé clic derecho en Carpetas Personales y seleccione ‘Nueva carpeta’.

Listo, ya puede empezar a pasar mensajes de su buzón corporativo (el que se guarda en el servidor) a sus carpetas personales (las que se almacenan en su PC): solo selecciónelos y arrástrelos a Carpetas Personales.

Lleve su correo a donde quiera Mover el correo que desea conservar a Carpetas Personales tiene una ventaja adicional: puede trastear esos mensajes al PC de su casa, en donde los podrá leer si también tiene Outlook. Como todo el contenido de Carpetas Personales se guarda en un archivo .pst, basta con que lo copie en una memoria USB (primero debe cerrar Outlook). Si no recuerda en donde lo almacenó, dé clic derecho en Carpetas Personales, seleccione ‘Propiedades de Carpetas Personales’ y dé clic en el botón Avanzadas; la casilla ‘Nombre de archivo’ de ese cuadro le indica en dónde está.

Para abrir ese archivo en su casa, páselo a su PC, inicie Outlook, dé clic en el menú Archivo, seleccione Abrir, escoja ‘Archivo de datos de Outlook’ y busque el elemento .pst en donde lo haya guardado.

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