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Cuánto tiempo se deben guardar los soportes de las declaraciones de renta?

Cuánto tiempo se deben guardar los soportes de las declaraciones de renta?

Por: REDACCIÓN EL TIEMPO
08 de noviembre 2005 , 12:00 a. m.

-Podrían aclararme cuál es el término de conservación de los documentos soporte de las declaraciones tributarias?.

Respuesta. Valga recordar que como regla general el artículo 632 del Estatuto Tributario, determinaba como término de conservación de los documentos, informaciones y pruebas, un lapso de cinco años contados a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo; sin embargo, este término fue modificado recientemente por la ley 962 de 2005, Ley Antitrámites.

En efecto, el artículo 46 de la precitada ley determinó que el período de conservación de informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del ordenamiento tributario, sería el plazo transcurrido hasta que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos que señala tal disposición.

Sobre el particular, conviene destacar las siguientes precisiones efectuadas por la Dian a través de la circular 118 de octubre de 2005: * La reducción del término durante el cual deben conservarse los documentos, informaciones y pruebas aplica respecto de documentos elaborados a partir del año 2005 que soportan la declaración de renta correspondiente a ese período gravable que se presentará en el año 2006, es decir, con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la norma.

* Tratándose de documentos que soportan las declaraciones de IVA y retención en la fuente, la obligación de conservar los documentos soporte, será por el término de firmeza de la declaración de renta del mismo período, excepto cuando haya operado el beneficio de auditoría previsto en el artículo 689-1 del Estatuto Tributario, evento en el cual el término de conservación de los documentos será el mismo de firmeza de cada una de las declaraciones de IVA o retención en la fuente a que se refiere el artículo 705 Ibídem.

* Respecto de no contribuyentes, tanto declarantes como no declarantes de ingresos y patrimonio, que ostenten la calidad de agentes retenedores y/o responsables de IVA, el término de conservación de los documentos, informaciones y pruebas sería de cinco años acorde con lo previsto en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

-Qué información están obligados a reportar en medios magnéticos los grupos económicos?.

Respuesta. Como premisa básica, es de tener en cuenta que el artículo 631-1 del Estatuto Tributario, determina que para efecto del control tributario, los grupos económicos y/o empresariales, registrados en el registro mercantil de las cámaras de comercio, deberán remitir a la Dian en medios magnéticos sus estados financieros consolidados junto con sus respectivos anexos, so pena de la imposición de las sanciones por no informar, prevista en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

En tal contexto, el Director de la Dian, expidió recientemente la resolución número 10148 del 28 de octubre de 2005, precisando, los obligados y el contenido de esta información por el año gravable 2005, en los siguientes términos: * Quién debe presentarla La controlante o matriz de los grupos económicos registrados en el registro mercantil.

Sin embargo, cuando la controlante o matriz de un grupo económico y/o empresarial no se encuentre domiciliada en el país, la información debe ser suministrada por la sucursal o subordinada que tenga el mayor patrimonio neto tomando para estos efectos, el carácter de controlante o matriz.

En el evento que la controlante o matriz de un grupo económico y/o empresarial sea de naturaleza no societaria (entidades sin ánimo de lucro o personas naturales), la información debe ser suministrada por la sucursal o subordinada que tenga el mayor patrimonio neto tomando para estos efectos, el carácter de controlante o matriz.

* Contenido a) Información de los estados financieros consolidados: - Activo corriente - Activo no corriente - Pasivo corriente - Pasivo no corriente - Interés minoritario de balance - Patrimonio - Ingresos operacionales - Costo de ventas, en el concepto - Gastos operacionales de administración - Gastos operacionales de ventas - Otros ingresos no operacionales - Otros egresos no operacionales - Utilidad antes de impuesto de renta - Interés minoritario de resultados - Utilidad neta - Impuesto de renta - Pérdida neta b) Información de las compañías subordinadas nacionales: - Identificación de la subordinada - Dígito de verificación - Nombre o razón social de la subordinada - Dirección - Código departamento - Código municipio - Actividad económica c) Información de las compañías subordinadas del exterior - Identificación de la subordinada - Nombre o razón social de la subordinada - Código de País * Forma de presentación La información deberá ser entregada de manera virtual utilizando los servicios electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o en los puntos habilitados a través de disco compacto (CD) o disquete.

Se advierte que cuando el trámite se realice de manera virtual, la información debe presentarse con firma electrónica respaldada con certificación digital.

En el evento que el trámite se realice en los puntos habilitados por la Dian, la presentación puede hacerse directamente por el obligado o por intermedio de otra persona, caso en el cual se requiere autorización escrita del representante legal o interesado para entregar la información.

* Plazo Finalmente y siguiendo los lineamientos de la Ley, advierte la resolución que la información deberá ser presentada a más tardar el 30 de junio de 2005.

-Cómo puedo tratar el IVA en materiales de empaque que van a ser destinados a venta de productos gravados y excluidos.

Respuesta. Como fundamento normativo básico, preciso es remitirnos al artículo 488 del Estatuto Tributario que determina que sólo podrá descontarse el impuesto sobre las ventas por las adquisiciones de bienes corporales muebles y servicios, así como el pagado en las importaciones, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: a) Los respectivos bienes y servicios resulten computables como costo o gasto de la empresa acorde con las disposiciones del impuesto sobre la renta y b) Se destinen a operaciones gravadas con el impuesto sobre las ventas De no ser así, esto es que los bienes o servicios no se destinen a operaciones gravadas con el impuesto sobre las ventas, no sería procedente el descontable, sino que el IVA constituiría un mayor valor del costo o gasto en renta.

Ahora bien, en el evento que los bienes y servicios que otorgan derecho a descuento se destinen indistintamente a operaciones gravadas, exentas, o excluidas y no sea posible establecer su imputación directa a unas y otras, el descuento se efectuará en proporción al monto de las operaciones gravadas, exentas y excluidas del correspondiente período fiscal, conforme lo señala el artículo 490 ibídem.

Así las cosas, para el caso concreto de poderse determinar el IVA incurrido en los empaques que serán utilizados en bienes gravados, el mismo podría ser tratado como descontable.

Por su parte el IVA incurrido en empaques que serán destinados a bienes excluidos se trataría como un mayor valor del costo.

De no poderse establecer la destinación de los empaques para unas u otras operaciones, sería necesario efectuar el respectivo cálculo de proporcionalidad.

- Qué retención en la fuente aplica para servicios de aseo y vigilancia?.

Respuesta. Recientemente el Gobierno Nacional modificó la tarifa de retención en la fuente para los servicios prestados por las empresas de aseo y/o vigilancia mediante el decreto 3770 del 21 de octubre de 2005. En virtud de tal decreto se modificó el inciso segundo del artículo 2o del decreto 1626 de 2001, fijando la tarifa de retención en la fuente en el 2 por ciento.

-¿Cuál es la tasa de interés moratoria vigente?.

Respuesta. Recientemente el Gobierno Nacional mediante el decreto número 3599 del 10 de octubre de 2005, determinó la tasa de interés moratoria que regirá para efectos tributarios a partir del primero de noviembre de 2005 y hasta el 28 de febrero de 2006, en un porcentaje equivalente al 23,33 por ciento anual, la cual será liquidada por cada día calendario de retardo en el pago de los impuestos, anticipos y retenciones administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Esta misma tasa regirá en materia de devoluciones para efecto de lo señalado en los artículos 863 y 864 del Estatuto Tributario, durante el mismo período.

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