CUÁNDO SE DEBE LLEVAR LIBRO DE CONTABILIDAD

CUÁNDO SE DEBE LLEVAR LIBRO DE CONTABILIDAD

1. Una persona natural que presta servicios gravados con IVA, está obligado a llevar libros de contabilidad? Respuesta. El artículo 26 del Código de Comercio establece que el registro mercantil tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.

24 de mayo 2004 , 12:00 a.m.

1. Una persona natural que presta servicios gravados con IVA, está obligado a llevar libros de contabilidad?.

Respuesta. El artículo 26 del Código de Comercio establece que el registro mercantil tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.

Por su parte el artículo 28 del mismo ordenamiento señala que deben inscribirse en el registro mercantil, entre otros, las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares.

Para tal efecto, es importante tener en cuenta que son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles y que el Código de Comercio, en sus artículos 20 y 21, define como actos mercantiles para todos los efectos legales.

Así mismo, el Código de Comercio establece qué actos no son considerados como mercantiles. Dentro de los actos no son considerados como mercantiles se encuentra, entre otros, las profesiones liberales, entiéndase éstas, como aquellas actividades en las cuales predomina el ejercicio del intelecto, que ha sido reconocido por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilidad a través de un título académico.

De otra parte, el artículo 19 del Código de Comercio establece que los comerciantes deben llevar contabilidad. De igual manera, los artículos 26 y 39 de la legislación mercantil señalan que los libros de contabilidad deben estar debidamente inscritos en el registro mercantil.

Por lo anterior, una persona natural está obligada a inscribirse en el registro mercantil y a llevar libros de contabilidad, si ejerce profesionalmente actos definidos como mercantiles, según lo previsto en los artículos 20 y 21 del Código de Comercio. Por el contrario, si dicha persona natural realiza actividades no mercantiles, conforme al artículo 23 del citado Código, no estaría obligada a inscribirse en el registro mercantil ni a llevar libros de contabilidad.

Ahora bien, de acuerdo con el artículo 437 del Estatuto Tributario, se define la prestación de servicios como un hecho generador del impuesto siendo responsable quien preste el servicio gravado.

En materia de IVA los responsables del impuesto se agrupan en dos regímenes. El primero, y por regla general al que los responsables deben pertenecer, es el denominado régimen común. El segundo, y al que por excepción algunos responsables pueden pertenecer, es el denominado régimen simplificado.

Los responsables del IVA pertenecientes al régimen común deben cumplir ciertas obligaciones. Dentro de estas obligaciones está la que señala el artículo 509 del Estatuto Tributario, que indica que estos responsables deben llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta mayor o de balance cuya denominación es Impuesto a las Ventas por Pagar . La misma norma tributaria indica los registros contables que se deben realizar en la mencionada cuenta mayor o de balance.

Así las cosas, en nuestra opinión, los responsables de IVA sometidos al régimen común, con el propósito de cumplir la obligación señalada en el artículo 509 del Estatuto Tributario, deben llevar libros de contabilidad debidamente inscritos en el registro mercantil. El cumplimiento de esta obligación tributaria nos parece que, para las personas naturales responsables del régimen común, es independiente a que, de acuerdo con la legislación comercial, dicho responsable realice actividades no mercantiles.

Finalmente, aquellas personas naturales que cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado y desarrollen actividades comerciales, según lo previsto en los artículos 20 y 21 del Código de Comercio, deben llevar libros de contabilidad. Por el contrario, si dichas personas naturales realizan actividades no mercantiles, conforme al artículo 23 del citado Código, no estaría obligada a llevar libros de contabilidad. En este último evento, las personas naturales que pertenezcan al régimen simplificado, deben llevar el denominado libro fiscal de registro de operaciones cuyas características se encuentran señaladas en el artículo 616 del Estatuto Tributario.

2. Nuestra compañía tiene registrada en la Cámara de Comercio su domicilio social en la ciudad de Palmira, sin embargo, estamos trasladando las oficinas administrativas a la ciudad de Cali, nos gustaría saber si con este traslado se entendería que hubo cambio de domicilio fiscal?.

Respuesta. En materia mercantil, el numeral 3 del artículo 110 del Código de Comercio, determina que dentro de la escritura de constitución de la sociedad comercial, se debe indicar el domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan.

En materia fiscal, el decreto 3805 de 2003 en concordancia con la norma mercantil, establece que la presentación de las declaraciones tributarias se hará teniendo en cuenta el domicilio social principal según la última escritura vigente y/o documento registrado.

Ahora bien, la Superintendencia de Sociedades en el concepto No. 88397 de septiembre 7 de 1999, ha conceptuado que se debe entender como domicilio social aquel lugar donde la sociedad tiene presencia jurídica ante los socios y ante los terceros.

Por su parte, la Administración Tributaria ha indicado que el domicilio principal de las sociedades se determina de acuerdo con el lugar o sede de dirección, entendida esta, como el sitio donde se encuentra el asiento principal de los negocios y en donde se toman las decisiones sobre su gestión y administración.

Así las cosas, si el traslado de las oficinas administrativas no incluye áreas de gestión, dirección o en la que se conducen los negocios de la compañía, no se entendería que hubo cambio de domicilio social. En caso contrario, esto es, que si han trasladado las áreas de gestión, dirección o en la que se conducen los negocios de la compañía se entendería que existió un cambio de domicilio fiscal.

Finalmente, es importante señalar que el artículo 579-1 del Estatuto Tributario indica que cuando se establezca que el asiento principal de los negocios de una persona jurídica se encuentre en un lugar diferente del domicilio social, esto es, en un lugar distinto al que figura como domicilio social en la escritura pública de constitución, el Director de Impuestos Nacionales, podrá mediante resolución motivada, fijar dicho lugar como domicilio fiscal del contribuyente para efectos tributarios, el cual no podrá ser modificado por el contribuyente, mientras se mantengan las razones que dieron origen a tal determinación.

3. Un residente en Bogotá está en la obligación de presentar ICA si sus rentas son por arriendos únicamente?.

Respuesta. El impuesto de Industria y Comercio tal como lo establece el decreto 352 de 2002, en su artículo 32, "recae sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que ejerzan en la jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos".

Para efectos del impuesto, se define como actividades de servicio todas las tareas, labores o trabajos ejecutados por persona natural o jurídica o por sociedad de hecho, sin que medie relación laboral con quien los contrata que genere contraprestación en dinero o en especie y que se concrete en una obligación de hacer, sin importar que en ellos predomine el factor material o intelectual.

De igual forma, el artículo 20 del Código de Comercio establece que el arrendamiento de bienes, cualquiera que estos sean, es considerado como una actividad de comercio.

Ahora bien, el artículo 39 del Estatuto de Bogotá (Decreto 352 de 2002) establece de manera expresa qué actividades no causan el impuesto de Industria y Comercio; en dicho artículo no se encuentra el arrendamiento de inmuebles. Es más, el citado Estatuto identifica esta actividad bajo el número CIIU-7010, correspondiente a las "Actividades inmobiliarias realizadas con bienes propios o arrendados".

Bajo este orden de ideas, consideramos que la simple actividad de arrendar inmuebles constituye un hecho generador para el Impuesto de Industria y Comercio, aun más, si los ingresos que obtiene son únicamente por este concepto.

No obstante, cabe señalar que en sentencia del 5 de mayo de 2000, el Honorable Consejo de Estado, señaló que el arrendamiento de inmuebles no estaba gravado con el impuesto de Industria y Comercio, siempre y cuando los inmuebles fueran del mismo arrendador. Sin embargo, si el arrendamiento del inmueble se efectuaba a través de un tercero, este simple hecho estaría sujeto al impuesto de Industria y Comercio.

Cláusula de Responsabilidad.

Es importante tener en cuenta que la presente opinión legal se ha basado en una razonable interpretación de las normas vigentes en la actualidad. Es posible que las autoridades de control no compartan nuestra opinión y se genere por ello una disparidad de criterios. En todo caso consideramos que nuestra opinión tiene soporte legal para ser debatido ante las autoridades administrativas o jurisdiccionales.

En caso de presentarse algún cambio de legislación, será necesario efectuar nuevamente la consulta respectiva.

El texto de este documento se fundamenta en la consulta de tipo particular elevada al Departamento, por lo tanto no podrá ser reproducida total o parcialmente, sino con autorización del socio a cargo. Cualquier aclaración sobre el tema analizado con gusto será suministrada.

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