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¡A poner la información del computador en orden!

Organizar los documentos asertivamente permite optimizar el tiempo y espacio disponibles.

VIDA
Cada vez es mayor la cantidad de datos y documentos que se manejan cotidianamente en las computadoras y aparatos electrónicos. Al ordenarlos adecuadamente no se guardarán documentos innecesarios o basura y tampoco se perderá tiempo intentando encontrar la información que se necesita. Por esto, sacarle tiempo a esta labor puede ser muy beneficioso.
¿Cuáles son las prioridades?
“Uno debe crear sus propias reglas”, asegura Sandra Lascarro, ingeniera de sistemas de la Universidad de Los Andes. Sugiere que lo más importante al principio es saber categorizar, decidir cuáles son las prioridades e ir dándole un lugar y espacio a todo en ‘Mis Documentos’. “Se Debe decidir qué información sirve y cuál no, qué se quiere conservar y comenzar a armar carpetas: personal, trabajo, familia, salud…”, enfatiza. Dentro de esta clasificación se debe asignar una carpeta o espacio para documentos que se archivan periódicamente pero que no se usan a diario como declaraciones de renta, exámenes médicos o certificados académicos y laborales.
“Si tiene varias carpetas, cada una con un solo archivo, será difícil que recuerde que existen” asegura Fabián López, Ingeniero de Sistemas y consultor de la empresa Everis. Por eso una carpeta para esos archivos de difícil clasificación también es importante.
En los hogares, cuando los computadores son usados por dos o más miembros de la familia cada uno debe crear su propio perfil, y las carpetas para clasificar información deben crearse para cada usuario independiente, preferiblemente o una sola familiar si es más cómodo de esa manera.
Respaldar la información
Existen varias formas de crear copias de seguridad (backups) de los datos que guarda en su computador. La nube: es la herramienta más usada actualmente y hay una serie de software como OneDrive, Icloud, Google Drive y Dropbox. Estos permiten subir la información de los ordenadores a la nube y pueden configurarse para generar actualizaciones cada vez que se agreguen nuevos archivos o los existentes sean modificados. También al sincronizar los datos, estos estarán disponibles para ser consultados en cualquier dispositivo móvil como tabletas y smartphones.
“Debemos ser cuidadosos y leer las políticas que maneja cada uno de estos sitios porque cualquier cosa que se suba a internet es susceptible de volverse pública”, advierte Lascarro. Por esta razón, la información confidencial o muy sensible puede protegerse con contraseñas o guardarse en otros dispositivos. “Estos software funcionan de manera muy similar, pero hay que tener en cuenta cuál sistema operativo se va utilizar porque, dependiendo de esto, los programas pueden presentar limitaciones”, explica Lascarro.
Discos duros externos: Son muy útiles para respaldar videos o fotos que ocupan mucho espacio si se suben a la nube.
Programas de backup: aunque ya están entrando en desuso, son herramientas que crean respaldos de la información dentro del mismo disco duro del ordenador. Son prácticos para conservar los datos que no quiera subir a la nube.
Sesiones de limpieza permanente
Uno de los puntos claves para mantener las cosas en su sitio es fijarse unas ciertas fechas para volver a revisar la información que tiene almacenada en el PC y decidir qué debe continuar almacenándose y qué debe borrarse o cambiar de ubicación.
“Cada tres meses reservo una tarde para esta limpieza y así mantengo todo al día”, cuenta Lascarro. Además, este tipo de revisión hace más fácil y rápido el proceso cuando se cambia de equipo. “Siempre que compro un nuevo computador ya sé dónde tengo todo guardado y no me preocupo por perder datos o documentos importantes”, afirma López.
Finalmente, todo parte de la constancia para ubicar los nuevos archivos que se crean en los sitios que se les asignó previamente. “Entre menos cambios haga a su sistema de organización, su cerebro se acostumbrará al orden”, enfatiza Lascarro. Cuando es un PC compartido se deben llegar a acuerdos comunes para mantener la dinámica.
Claves de la organización
Categorización
Entender cuáles son las prioridades para ordenar los documentos de forma clara y eficiente.
Disponibilidad
Ubicar los datos que se necesite utilizar a diario en lugares donde sea fácil encontrarlos y acceder a ellos.
Regulaciones
Conocer las leyes que rigen las plataformas con las que se sube la información a la nube, sobre todo en cuanto a privacidad y uso de los datos.
Seguridad
Mantener respaldos y ‘backups’ necesarios, que permitan acceder o recuperar la información en caso de cualquier imprevisto.
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