El desafío tras la incorporación de plataformas tecnológicas

El desafío tras la incorporación de plataformas tecnológicas

Para la adopción de 'software' de facturación electrónica se necesita un diagnóstico del negocio.

Implementación de la factura electrónica

Implementar la factura electrónica es un proyecto de mejoramiento de procesos.

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123RF

22 de abril 2018 , 10:00 p.m.

Dar el paso a la transformación digital, en cuanto a facturación electrónica se refiere, es una tarea que va acompañada por la definición de una ruta en la que se establezca qué procesos propios de la compañía están implicados, algo que es indispensable para establecer el nivel de automatización deseable de la interacción de la factura electrónica con dichos procedimientos, tanto para la expedición como para la recepción de documentos de forma electrónica.

Estas condiciones técnicas son algunas de las exigidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y deben ser cumplidas por aquellas empresas que deban o voluntariamente decidan comenzar a emitir la factura electrónica en Colombia.

Al respecto, Claudia Camargo, directora de impuestos de BDO Colombia, explica que esta compañía, que ofrece servicios de auditoría y aseguramiento, “llega a las empresas para entender cómo están sus procesos de envío y recepción de facturas, efectúa el diagnóstico necesario e identifica aquellos procesos, como la radicación de estos documentos, por ejemplo, que van a cambiar con la implementación de la novedad”.

El paso siguiente a este tipo de análisis que deben hacer las organizaciones es el relacionado con el ‘software’: pueden o desarrollar una plataforma propia o acudir a uno de los proveedores tecnológicos homologados por la DIAN. Una tercera posibilidad es acudir al ‘software’ dispuesto por ese organismo de control de impuestos, aunque este es recomendable solamente para pequeñas y medianas compañías, o empresas de tipo unipersonal.

Sin embargo, en ese escenario existen ciertas consideraciones que es necesario tener en cuenta antes de decidirse por acudir a un proveedor de 'software' aprobado o construir uno propio.

Luis Alfonso Villegas, gerente de Cadena Digital, asegura que lo primero que la empresa tiene que evaluar es si “el proceso de facturación forma parte de su ‘core’ de negocio. Si no lo es, y se decide a desarrollar su propio ‘software’, el empresario debe entender que va a necesitar hacer modificaciones y ajustes de la plataforma cada vez que la DIAN lance novedades relacionadas con la facturación electrónica. Por eso, si no es de su ‘core’, lo más recomendable es dejarlo en manos de un tercero”.

Esta última posibilidad también requiere de una evaluación por parte de las empresas, ya que deben someter a análisis, de acuerdo con Villegas, aspectos como la criticidad de los datos y de la información, el tipo de negocio que se tiene, el soporte requerido y el proceso de facturación que maneja para acudir al proveedor que más se adecué a su volumen de emisión de facturas.

Benjamín Archila, gerente general de Consensus Colombia, manifiesta que “es importante contar con un proveedor tecnológico que facilite la implementación de la facturación electrónica en Colombia porque esto le garantizará a la compañía desarrollar procesos organizados y reglamentados”.

No solo por Ley

Cualquiera que sea la decisión que se tome, y salvo para la solución de facturación gratuita de la DIAN, es indispensable realizar diversas pruebas de habilitación que permitan comprobar que la solución tecnológica que va a adoptar la organización cumple con las condiciones técnicas establecidas en la normativa vigente.

Una vez se efectúen dichas pruebas y estas resultan ser exitosas, se deben solicitar rangos de numeración para factura electrónica. Hecho esto, la empresa estará lista para comenzar a facturar electrónicamente sus transacciones.

En resumen, y así lo indica la DIAN, las condiciones técnicas requeridas para ese proceso incluyen disponer de un ‘software’ para la expedición y recepción de facturas, notas débito y crédito electrónicas, tener un certificado de firma digital del tipo XADES EPES, contar con acceso a Internet y un buzón electrónico en donde el empresario recibirá los documentos electrónicos.

Y si bien el cumplimiento de la norma les asegura a las compañías responder a las exigencias legales y evitar cualquier tipo de sanción, la adopción del ‘software’ tiene trascender esa necesidad.

Transformación digital del negocio

“Los empresarios del país necesitan ver la facturación electrónica no como una Ley que se necesita cumplir, sino como una plataforma para adoptar la transformación digital del negocio y crecer en oportunidades”, dice Villegas. En la misma línea, Claudia Camargo asegura que existen vacíos como que los empresarios adaptaron su facturación a las necesidades de sus negocios o de los clientes, una conducta que no es ilegal, pero que sí va a reñir con los nuevos desarrollos.

“La facturación electrónica va a cambiar esos modelos de negociación entre organizaciones y clientes. Se necesita alinear el negocio a las exigencias de este modelo digital de emisión y recepción de documentos para no descargar toda la responsabilidad en un ‘software’ esperando que ofrezca soluciones a problemas o circunstancias que son propios de la empresa. La tecnología hace lo que se le pide, pero el punto es cómo integrarla de manera correcta al negocio. Ese es el principal desafío”.

Se necesita alinear el negocio a las exigencias de este modelo digital de emisión y recepción de documentos para no descargar toda la responsabilidad en un ‘software’

Archila agrega que “implementar la factura electrónica es un proyecto de mejoramiento de procesos, lo que implica que la alta gerencia asigne un equipo interdisciplinario interno para revisar su impacto en el modelo de negocio. Es innegable que se tendrán que realizar cambios significativos en sus procesos y de la tecnología con la que se administran las empresas”.

Para concluir, no es recomendable acelerar la adopción de ese ‘software’. Como se ha visto, no se trata de hacer por hacer, sino de implementar la plataforma tecnológica más adecuada considerando las necesidades del negocio en su totalidad. Y eso toma tiempo.

A comenzar la tarea

Con el ánimo de masificar dichos procedimientos, la DIAN está desarrollando estrategias para incentivar a las empresas a implementar el modelo de facturación electrónica en el mediano plazo.

De hecho, en el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016 se establece que todos los responsables de declarar IVA e Ipoconsumo deberán expedir este tipo de factura a partir del 1 de enero de 2019. Dicho esto, se hace importante encontrar aliados para empezar a adelantar esta tarea.

Siesa, por mencionar un ejemplo, es facturador electrónico desde el primero de septiembre de 2017, esto implica que todos sus clientes recibirán a partir de esta fecha cualquier factura emitida por Siesa de forma electrónica, y adicionalmente una representación gráfica en formato Pdf. Asimismo, dos meses después de esto, la compañía recibió su autorización para que además de ser facturador electrónico también pudiera ser Proveedor de Servicios de Tecnología (PST).

Por lo tanto, Siesa ofrece a todos sus clientes, entre otros, los servicios de emisión de facturas electrónicas de clientes a sus clientes finales, realización de procesos de acuse de recibo de documentos, de aceptación o rechazo de la factura electrónica, envío de documentos a la DIAN en un plazo máximo de 48 horas después de su generación, entre otros.

EL TIEMPO

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