De lo análogo a lo digital en la gestión documental

De lo análogo a lo digital en la gestión documental

El uso de TIC en los archivos de las empresas trae directrices y desafíos para las entidades.

Tecnologías de la información

Capacitar a los funcionarios privilegia a la gestión de información en ambientes electrónicos.

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123RF

28 de enero 2018 , 10:00 p.m.

La llegada de la era digital trajo consigo muchos cambios en el manejo de los archivos en cualquier entidad. De contar con espacios físicos amplios para almacenar una gran cantidad de hojas en estanterías, se pasó al uso de servidores y discos ópticos para tal fin.

Ante este cambio que se empezó a dar en el mundo, el Gobierno Nacional ha venido expidiendo una serie de directrices para entrar en este contexto.

La Presidencia de la República expidió la Directiva Presidencial 04 de 2012, en la cual se solicita a las entidades públicas la reducción del papel como medio de registro de documentos y actuaciones de la administración pública, adoptando diferentes prácticas como la utilización de medios electrónicos en la gestión documental del Estado.

Igualmente el Decreto-Ley 019 de 2012 ‘Ley Antitrámites’, es un apoyo para racionalizar y simplificar trámites, procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz gestión de las entidades.

El Archivo General de la Nación (AGN) dentro de sus funciones, expidió la Circular Externa 005 de 2012, en donde hace una serie de recomendaciones tanto a las entidades del Estado y privadas que cumplen funciones públicas, a los archivos privados de interés público, como también a los que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos (SNA), para que lleven a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

“El objetivo de un programa de gestión documental no solo supone controlar el trámite de cualquier documento desde su producción hasta su disposición final, sino agruparlos en expedientes y series o sub-series documentales, y cuya clasificación y organización se debe establecer a partir de instrumentos como los Cuadros de Clasificación Documental (CCD), las Tablas de Retención Documental (TRD) o las Tablas de Valoración Documental (TVD). Este principio debe ser asegurado por las oficinas de archivo y de gestión documental de cada entidad en el marco de la Ley 594 de 2000”, señala la Circular del AGN.

Retos y ventajas

Estos avances tecnológicos fuera de venir a agilizar los procesos, también han traído algunos retos a la actividad archivística y de gestión documental en Colombia.

Los expertos del AGN consideran que el uso de tecnologías de la información en la gestión documental, trae consigo varios desafíos para las entidades en el marco de la implementación de la política pública de archivos.

Entre ellos están la gestión del cambio, porque deben trabajar en disminuir la resistencia a la administración electrónica de documentos, adopción e implementación de herramientas tecnológicas que en la captura, gestión, conservación y preservación conduzcan a facilitar el acceso a la información de acuerdo a las características de las diferentes poblaciones de usuarios que se han identificado.

Ajustes a la gestión documental, de acuerdo a su formato (análogo, digital, electrónico), ya que requieren lineamientos y estrategias especiales para su creación, conservación, preservación y disposición final.

Igualmente, capacitación a los funcionarios para que la orientación de los profesionales de la información de hoy privilegie y gestione de modo adecuado la gestión de información en ambientes electrónicos, así mismo los usuarios adquieran y desarrollen las competencias necesarias para la búsqueda, recuperación y uso de la información en este formato.

Además, planes de seguridad informática que habiliten estrategias para evitar la materialización de los riesgos o amenazas que afecten la información, como también el desarrollo e implementación de lineamientos institucionales, para garantizar que los documentos en formatos digitales están en capacidad de ser íntegros, accesibles y fiables por el tiempo que la Tablas de Retención Documental haya previsto, según sus valores primarios y/o secundarios.

Precisamente el Comité de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia Financiera de Colombia, en la última actualización que hizo del Programa de Gestión Documental (PGD) de la entidad a finales de 2016, señala que gracias a la digitalización del archivo de la institución se ha conseguido mayor agilidad en el proceso de búsqueda y recuperación de la información, como también, una adecuada conservación del patrimonio documental en su soporte original, entre otros beneficios.

Conocimiento propio

La importancia del almacenamiento de datos resume conocimiento propio de las organizaciones y la apropiación de generar valor económico, así como procesos de innovación y creación de productos y servicios ajustados al crecimiento de cada industria o negocio, observa Pulido.

Entre tanto, los especialistas de Kroll Ontrack consideran que los dispositivos Flash/SSD solid-state drive o unidad de estado sólido, continúan su crecimiento en el mercado de la tecnología de almacenamiento.

“Si bien una SSD sigue siendo más cara que un dispositivo de almacenamiento tradicional, muchos negocios están optando, no obstante, por un enfoque híbrido. Desde el 2014, nuestros expertos han venido observando un aumento del 239 por ciento en el número de discos duros híbridos con necesidad de recuperación de datos”, advierte un reporte presentado por la compañía Kroll Ontrack.

Señala además que, las unidades flash suelen combinarse con tecnologías Hard Disk Drive (HDD) o unidad de disco duro, más anticuadas para ahorrar gastos y para que las compañías cosechen los frutos de una tecnología de almacenamiento más rápida, con una densidad más alta y que requiere menos energía.

Tenga en cuenta...

Entre los ajustes que se han tenido que hacer está la gestión documental de acuerdo a su formato, ya que requieren lineamientos y estrategias especiales para su creación, conservación, preservación y disposición final.

El uso de tecnologías de la información en la gestión documental ha traído varios desafíos para las entidades en el marco de la implementación de la política pública de archivos, uno de ellos, los planes de seguridad informática que habiliten estrategias para evitar la materialización de los riesgos o amenazas que afecten la información.

Estos avances tecnológicos fuera de venir a agilizar los procesos, también han traído algunos retos a la actividad archivística y de gestión documental en Colombia.

EL TIEMPO

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