Lo que debe saber al adoptar el sistema electrónico de facturación

Lo que debe saber al adoptar el sistema electrónico de facturación

Implementar este método en línea debe ser proceso soportado en revisión de la legislación vigente.

Factura electrónica

Implementar la factura electrónica requiere evaluar los posibles escenarios y definir los procesos de prueba.

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123RF

28 de enero 2018 , 10:00 p.m.

El primer paso a seguir para una implementación de la facturación electrónica sin lastres ni inconvenientes es la documentación; como lo indican los expertos, entender los alcances de la legislación en torno a este tema es la clave para evitar sanciones de entes como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia.

Más aún, cuando implementar este sistema será obligatorio desde inicios de 2019.

Como lo explica Jorge Enrique Cote, presidente de Carvajal Tecnología y Servicios, “(las empresas) deben documentarse e investigar, leyendo la normatividad alrededor de la masificación: Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015 y la resolución 19 del 24 de febrero de 2016”.

Registro ante la Dian

Si se va facturar de manera directa , en caso de que no sea necesario hacerlo mediante un proveedor tecnológico, el contribuyente tiene que informar el software que empleará, además de iniciar pruebas para verificar cumplimiento de condiciones técnicas previstas en el decreto 2242 y en la resolución 19 de 2016.

Fredy Leonardo Mora, socio de impuestos de Ernst & Young S.A.S., señala que otro de los puntos que debe tener en cuenta el contribuyente o quien deba adelantar el proceso de expedición de factura electrónica, es que debe “registrarse en el servicio informático de factura electrónica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (Dian) como obligado o voluntario, ingresando sus datos lo cual se verá reflejado en el catálogo de factura electrónica (base de datos de la Dian)”.

Un equipo interdisciplinar

Una vez conozcan los alcances de la norma en torno a la facturación electrónica, es debido conformar en la empresa equipo interdiciplinario que integre las áreas que tendrán que ver con los cambios operacionales y reglamentarios que implica este nuevo sistema.

El área financiera junto a la tributaria o de impuestos y la contable, deberán trabajar de manera conjunta en este tema, de manera que apalanquen sus conocimientos con quienes lideren la sección de tecnología o, mejor, Tecnologías de la Información (TI).

Así, es posible establecer un apoyo importante para sacar adelante los procesos de estructuración del proyecto de facturación electrónica, para luego “adaptar las herramientas tecnológicas de la empresa a los procesos de la facturación definidos por las otras áreas y adecuar dichos sistemas al nuevo proceso”, señala el Presidente de Carvajal Tecnología y Servicios.

‘Software’ y su contratación

En caso que vaya a facturar a través de un proveedor tecnológico, lo primero que deberá hacer es verificar que este se encuentre autorizado por la Dian y actualizar el RUT, indicando cual será la firma tecnológica que hará esta labor.

Ricardo Albornoz Reina, gerente general de Teleinte SAS, observa que “al contratar servicios evite sorpresas conociendo claramente los precios, descubra costos ocultos, permanencias no necesarias, pago por servicios no prestados, entre otros”.

Para este experto, es importante también, que las entidades comiencen el proceso de habilitación e implementación de servicios (que actualmente tarda entre 3 y seis meses) lo antes posible, para no dejar esta tarea para último momento.

EL TIEMPO

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