Teniendo en cuenta la importancia de preservar la historia de las ciudades, la Alcaldía inició una tarea de sensibilización con los funcionarios para tener bien organizado los documentos según las normas y puso en marcha la campaña, 'Archivo, responsabilidad de todos', para rescatar la memoria de la ciudad.

Yudi Zambrano explicó que por ahora se está haciendo un diagnóstico que permitirá ver cuál es la situación del municipio en cuanto a la cantidad de documentación que tiene, para diseñar la forma adecuada de cómo se debe preservar.

Por lo pronto se tiene claro que hay que digitalizar y que eso no implica la destrucción o eliminación de los documentos y que la memoria de la ciudad es tan frágil que no aguanta contacto físico.

Quien quiera ir al Archivo Municipal a buscar un documento debe tramitar un formato establecido para la consulta, aclarar el tipo de documento y explicar cuántos folios necesita.

La historia que guarda este Archivo

En 1948 se pagaron 100 pesos de impuestos y estampillas por la dación y transferencia del lote de terreno en donde hoy está el Cementerio Central de Villavicencio.

En 1943, los gastos de la escritura y las estampillas causadas por la venta del predio en donde estuvo el matadero municipal llegaron a 56 pesos. Estos son apenas dos datos de los que se pueden encontrar en lo que aún queda del Archivo Municipal.

Sin embargo, guardar la valiosa información y concientizar a la ciudadanía de su importancia no ha sido fácil. Las entidades encargadas de su custodia le han dado, con los años, un manejo poco decoroso, como si se tratara de basura para arrumar.

La tarea de organizar y depurar la información durante 20 años la ha hecho una sola persona: Gladys González, con mucho esfuerzo, pocos recursos y menos compromiso de los funcionarios de todas las oficinas de la Alcaldía.

"Hay archivos en las dependencias desde 1990 y tenemos 19 años acumulados en algunas de ellas. Ahora se suspendió la transferencia de documentos hasta tanto hagan una depuración, les quiten ganchos, organicen carpetas y envíen al Archivo cosas importantes, como decretos, actos administrativos, resoluciones, nombramientos y lo que realmente debe ir allí", explicó Yudi
Zambrano, secretaria de Servicios Administrativos.