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OUTSOURCING: OBJETIVO, REDUCCIÓN DE COSTOS

Las empresas que ejecutan todas labores en las que se ven involucradas, adicionalmente a las que son objeto de su negocio, son cada día menos.

Redacción El Tiempojunio 30 de 1997, 12:00 A.M.

Las modernas teorías de la administración, la especialización en la realización de los procesos, la mayor competencia en busca de la eficacia y la calidad total obligan a las empresas a enfocar sus esfuerzos hacia la especialización en el verdadero motivo de su existencia. Este es el denominado outsorcing.

Esta teoría de administración, aunque tiene antecedentes en la década de los 70, la desarrollaron grandes empresas estadounidenses al comienzo de la presente década y se extendió rápidamente en empresas europeas, asiáticas y latinoamericanas dedicadas especialmente a labores industriales y de servicios.

Básicamente el outsourcing consiste en que una empresa contrata a largo plazo procesos con un proveedor externo, para conseguir mayor efectividad en el negocio.

Dichos procesos van desde el suministro de servicio de aseo o comida hasta el de computadores y soporte técnico en equipos industriales.

Entre algunas de las razones por las que las empresas deciden realizar un outsourcing se encuentran:

1.Reducir y controlar los gastos de operación.

2.Disponer del capital para destinarlo a la inversión en los sectores clave de la empresa.

3.Disponer de recursos que no existen dentro de la organización que realicen operaciones altamente especializadas.

4.Dedicar más tiempo a las funciones difíciles o que están fuera de control.

5.Tener acceso a proveedores con alta tecnología, herramientas y nuevas técnicas que la empresa no posee.

6.Adaptarse a las oportunidades de cambio, compartir los riesgos y buscar mayor flexibilidad.

Ventajas

En Estados Unidos se han desarrollado diversas clases de outsourcing, entre ellas las de sistemas, con el que la empresa contratante evita comprometer altos recursos en una área que está en un proceso de permanente cambio y mejoramiento de equipos.

En este tipo de outsourcing hay otras dos ventajas: el soporte técnico prestado por lo general por la misma empresa que aprovisiona los equipos, así como el ahorro de tiempo buscando equipos cada vez que estos se dañan.

Así mismo, la contratación de un outsourcing reporta otro tipo de beneficios comerciales, contables y hasta tributarios.

En la realización del proceso se establece una relación contractual que se puede convertir con el tiempo en una sociedad.

Los contratos que se hacen por lo general con una vigencia de un año, tienen un valor que se asemeja a la punta de un iceberg pues los costos en que la empresa contratante debía incurrir como los de procesamiento de las materias primas y de otros elementos para la elaboración de un producto que no es clave en la organización, sí son el verdadero monstruo pues son varias veces superior a hacer un contrato de outsourcing.

Los costos de procesamiento son el tiempo utilizado por el personal, equipos y costos operativos de ejecutar la función para la cual fue creada la forma, mientras que los costos de otros elementos son los involucrados resultantes de un proceso de información como pueden ser la imagen de la organización, el flujo de caja, el almacenamiento y la distribución.

Por lo general estos costos son difíciles de medir y cuantificar pero impactan de manera importante en el costo total de las formas.

Sin embargo, el outsourcing no se queda ahí, pues el entregar una parte del negocio para que otros lo realicen debe tener involucrado un proceso de seguimiento y asesoría de lo que la empresa contratante quiere.

Por esto es que las empresas que realizan outsourcing ponen a disposición de la firma contratante asesores internos que están al tanto de cómo avanza el proceso, rediseñando pasos, detectando duplicación de funciones, llevando un inventario y necesidades del producto que se está elaborando.

Ahorramas, outsourcing en todo

Los bancos y en general, las instituciones del sistema financiero se dedican al manejo de dinero. Esa es su razón de ser y por lo tanto cualquier operación ajena a ella requiere una mayor movilización de recursos.

Por este motivo es que desde finales de 1995 la Corporación de Ahorro y Vivienda, Ahorramás comenzó a buscar en qué áreas del trabajo diario se podían reducir los costos a fin de enfrentar de una mejor forma la competencia en el sistema.

La compañía decidió abandonar la realización de operaciones que no corresponden a su negocio y comenzó por entregar a terceros operaciones administrativas como la de vigilancia, aseo, cafetería y administración de bodegas.

Posteriormente se realizaron contratos de outsourcing para el transporte de correspondencia, suministro de útiles de papelería, servicio de fotocopiado, organización de archivo y microfilmación de documentos clave.

Sin embargo, el outsourcing más grande y uno de los de mayor importancia que hizo Ahorramas fue con Fesa de Carvajal, para el rediseño, asesoría y suministro de todas las formas de papelería interna y para clientes en los centros de costo de la compañía.

Este proceso, según Eduardo Leal Ramírez, gerente de recursos físicos de Ahorramás, es importante pues tiene que ver con la imagen misma de la compañía y además con los documentos que soportan las operaciones financieras de la empresa y clientes.

Para Leal Ramírez, los costos de papelería representaban el 30 por ciento de los correspondientes a la parte administrativa en Ahorramás antes de contratar el outsourcing, por lo que la empresa decidió ver qué empresas en el país estaban realizando este tipo de proceso.

En ese momento Fesa estaba comenzando a montar un programa de outsourcing y decidieron entrar a hacer pruebas piloto, se firmó un contrato a un año y se dio un vuelco total en el proceso de suministro de papelería en todas las sucursales y centros de costo en el país.

A pesar de que el ahorro, para Leal Ramírez, es evidente y se dejaron de realizar varios procesos no esenciales para la compañía, el proceso no requirió grandes movimientos de personal.

Cada centro de costo tiene un instructivo en el que se especifica cuánta cantidad de papel necesita. Dicha solicitud con el transcurrir del contrato se ha perfeccionado en el sentido de que como Fesa realiza un proceso estadístico para determinar los consumos promedios en el mes, los encargados de la solicitud no exceden su demanda de suministros ni tampoco se quedan cortos.

El outsourcing Fesa-Ahorramás en papelería hizo disminuir en un año el 20 por ciento de las formas que la corporación utiliza y se continúan rediseñando. Entre abril de 1996 y abril de 1997 Ahorramás consumió 25 millones de hojas desde comprobantes de consignación, la forma más utilizada, hasta memorandos internos.

El caos de papel se solucionó

El Banco Colpatria igualmente tiene más de 10 contratos de outsourcing con igual número de empresas aunque el contrato para el rediseño de la papelería se constituye como uno de los más vitales, de acuerdo con Ricardo Sánchez López, vicepresidente administrativo de la compañía.

Para el ejecutivo, desde hace más de cuatro años se han venido analizando los activos improductivos y se llegó a la conclusión de que sólo se veía el precio pero no su costo real para la organización por lo que se buscaron los que no son importantes y se podían dejar para que otros proveedores los realizaran.

El rediseño de papelería con el contrato con Fesa, según Sánchez López, hizo reducir drásticamente el número de formas que se utilizan y se sigue analizando la disminución de procesos, incluso se está trabajando en la puesta en marcha de un programa agresivo de disminución de papel mediante el uso de formas electrónicas. Los mensajes (E-mail) a través de las redes en los centros de costo son cada vez más comunes y se trabaja en otro tipo de formas con estas características.

Hay un asesor permanente de Fesa en Colpatria que organiza y clasifica todas las formas, se detectan las formas duplicadas, se integran y se reducen los tamaños, se aprovecha la tecnología para eliminar el papel y adicionalmente se administra el inventario.

Una ventaja adicional que según el vicepresidente administrativo del Banco Colpatria señala, es la de que la empresa se ha vuelto más flexible luego de más de un año de outsourcing pues si se quiere una nueva forma o el rediseño de una adicional en menos de tres meses los centros de costo la pueden tener.

Así mismo, hay liberación de espacios y recursos, mayor eficiencia y puntualidad para poder realizar las tareas de la empresa, señaló Sánchez López.

Outsourcing: sinónimo de eficiencia

Para la corporación de ahorro y vivienda Conavi, todo proceso externo que mejore las condiciones de competitividad de la compañía y brinde un mayor valor agregado a los clientes es bienvenido, por ese motivo decidieron contratar con Fesa, luego de estudiar varios proveedores, un outsourcing para el rediseño y suministro de papelería.

Para Claudia Pineda Gómez, jefe de la División Comercial de Conavi, la búsqueda de la eficiencia, la disminución del espacio, el mejor manejo de los inventarios, del personal y del transporte fueron los que motivaron la realización del outsourcing.

De acuerdo con la ejecutiva, la experiencia y solidez de Carvajal fueron dos de los factores que hicieron que los ejecutivos de la corporación de ahorro y vivienda firmaran el contrato.

Básicamente, el contrato consiste en la elaboración de formas, administración del inventario, distribución y estadísticas del resultado.

Los usuarios envían sus requisiciones a un ente centralizado de la Corporación el cual hace una depuración. Posteriormente se envían a Carvajal mediante vía electrónica y esta con base en las existencias inician el proceso de distribución a todos los centros de costo, según la jefe comercial de Conavi.

Para Claudia Pineda, de los costos fijos, el de papelería representaba el 40 por ciento y en el primer año de outsourcing con Fesa, el ahorro llegó a los 150 millones de pesos. Las formas más utilizadas en Conavi son los volantes de consignación y de retiro.

Las ventajas del outsourcing de papelería, de acuerdo con la ejecutiva, son la reducción de costos, la dedicación exclusiva a la Misión empresarial, la disminución del trabajo operativo, la mejor disponibilidad de espacio físico y el evitar el agotamiento de los inventarios y el tener que buscar cotizaciones para el suministro de papelería.

Conavi tiene 380 centros de costo y está buscando realizar outsourcing en áreas como los cajeros electrónicos, la impresión láser y el mantenimiento de equipos.

Un proceso que no tiene reversa

La Fundación Social, un conglomerado que agrupa a 14 empresas dedicadas al negocio financiero, inmobiliario y previsional tiene como una de sus estrategias desarrollar economías de escala y alianzas estratégicas entre las diferentes unidades de negocio.

Para Santiago Valencia Olarte, vicepresidente adjunto de apoyo logístico de la organización, la unificación de procesos ha obligado a dejar a otras empresas procesos que antes realizaban las propias empresas y hacían más lenta la respuesta a los cambios.

En este sentido, la Fundación Social comenzó a analizar desde hace más de un año en qué áreas era susceptible firmar contratos de outsourcing y se llegó a la conclusión de que uno de ellos se debería realizar con la papelería de todas las empresas pues aparte de los enormes costos que representaban tener grandes inventarios de papel en amplias bodegas, el mantenimiento, la vigilancia, las pólizas de seguros y el uso de caja menor para comprar de manera urgente, se podía uniformar la imagen de la organización

Luego de un proceso de análisis de varias empresas que en el país se dedican al negocio de outsourcing en papelería, se eligió a Fesa de Carvajal por el respaldo, idoneidad, adelantos tecnológicos, así como por las ventajas que en términos de información estadística para la propia Fundación representa el saber cuántos centros de costo tiene y cuáles son los consumos de papel ofrece Fesa.

Desde finales de 1996 se comenzó a realizar el outsourcing en papelería y de acuerdo con Valencia Olarte, hacia octubre de este año se conocerá el primer reporte estadístico no sólo de los consumos sino del ahorro que representa el proceso para la organización que tiene 9.500 empleados.

Aunque la Fundación Social tiene otros contratos de outsourcing, el de papelería es uno de los más representativos. Su costo en el primer año es de 2.5 millones de dólares pero para el ejecutivo, el ahorro frente al proceso anterior de generación, almacenamiento y distribución propia conforma el verdadero cuerpo del iceberg que en términos de dinero era bastante alto.

De acuerdo con el vicepresidente adjunto de apoyo logístico de la Fundación Social, otra de las ventajas que brinda el outsourcing en papelería es el aumento de la eficiencia y la relación abierta que se estableció con Fesa para conocer la propia estructura de costos de esta última y negociar en el futuro los nuevos contratos de outsourcing.

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Redacción El Tiempojunio 30 de 1997, 12:00 A.M.