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SOFTWARE PARA CONTROLAR LLAMADAS TELEFÓNICAS

Tal vez usted, como jefe de una empresa, necesite un sistema que le permita llegar ante su consultor en finanzas y, con reporte en mano, decirle: Martínez, este mes usted llamó por teléfono 38 veces y lo llamaron 42. De las llamadas que hizo, doce fueron a clientes de la empresa, nueve a proveedores y el resto a teléfonos no registrados en nuestra base de datos, lo que nos hace pensar que fueron personales. Una de ellas fue a un teléfono celular y usted se demoró 37 minutos, óigame bien 37 minutos! conversando .

Telecost, un sistema de control de llamadas para empresas, le permite obtener este tipo de reportes y aun más completos. Se trata de un programa que corre bajo DOS y opera como esclavo a través de una planta telefónica conectada al puerto serial de un PC.

Con Telecost se puede hacer un seguimiento completo de todas las actividades de la empresa que involucren el uso del teléfono: cuántas llamadas entraron y cuántas salieron en un período de tiempo determinado por el usuario.

Si la compañía emplea códigos de acceso telefónico, es posible saber quién hizo cada llamada, desde qué extensión y a quién. El sistema también permite registrar el tiempo que demora cada conferencia y su costo, según las tarifas nacionales e internacionales vigentes.

Según los representantes de Lacomex, firma que distribuye Telecost en Colombia, el producto no es un sistema de control arbitrario, sino un medio que busca racionalizar el uso del teléfono y contribuir al ahorro por concepto de llamadas.

Para ellos es difícil lograr que los empleados se acostumbren a la idea de ser vigilados y tener que restringir sus llamadas. Sin embargo, el sistema no implica que se escuchen o intervengan las conversaciones, sino que por su duración y objetivo, estas no representen un gasto innecesario.

Además, las medidas que se adopten para lograr este objetivo (cobrar a los empleados las llamadas o un porcentaje de ellas) son decisiones de cada empresa y no tienen nada que ver con la función del software.

Paquete chileno Telecost fue desarrollado en el lenguaje de programación Clipper, por la empresa Micrológica de Chile. Para ejecutarlo se requiere mínimo de un PC con procesador 286 y 1 megabyte (MB) de RAM, aunque la configuración ideal varía según el volumen de contactos telefónicos de la empresa.

Se calcula que el registro de 10 mil llamadas ocupa aproximadamente 1 MB, lo cual permite determinar la capacidad de disco duro necesaria.

El paquete tiene un valor de 1.500 dólares, más otros 200 por concepto de instalación hasta las cien primeras extensiones. Cada extensión adicional cuesta un dólar.

El software tiene garantía indefinida, mientras que el sistema de seguridad está protegido por un año. La garantía de la instalación cubre un período de tres meses.

Telecost tiene tres niveles de acceso: el Operador, que trabaja sobre la totalidad del sistema, incluyendo la capacidad de modificar o grabar información de archivos y tablas; el Administrador, que puede crear nuevos reportes o seleccionar los ya definidos y verlos en pantalla, copiarlos en disquete o imprimirlos; y el nivel Básico, que solamente está autorizado para revisar, copiar e imprimir reportes predefinidos.

La capacitación para el personal que maneja el sistema se realiza aproximadamente en 5 horas. Normalmente el cliente quiere tener acceso a todas las posibilidades de control, pero para facilitar en el manejo de la información y conseguir mejores resultados, se busca racionalizar también el tipo de criterios para configurar el sistema.

Tipos de reporte Según el manejo que cada empresa quiera darle a la información, Telecost puede emitir reportes de diversos tipos.

Los Globales permiten tener una visión general de la actividad telefónica de forma detallada o resumida, que incluye porcentajes y promedios de duración y costo de llamadas.

Los reportes Ranking muestran, en forma de gráfico, los usos máximos en la categoría deseada. Por ejemplo, un reporte de esta clase para llamadas internacionales muestra quiénes hicieron más llamadas de ese tipo según cantidad, costo o duración.

Los reportes de Excepción actúan como un filtro para conocer datos como llamadas que excedan determinado tiempo.

Finalmente, los reportes Comparativos sirven para relacionar datos de diferentes dependencias, extensiones o períodos para saber, por ejemplo, en qué centro de costo se utiliza más el teléfono o si la actividad aumentó o disminuyó de un mes a otro.

Publicación
eltiempo.com
Sección
Otros
Fecha de publicación
4 de marzo de 1996
Autor
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