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ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE ARCHIVOS FÍSICOS

Estamos viviendo en la era de la revolución de la información. Todos necesitamos de la información para llevar a cabo actividades laborales, comerciales y personales. En esta era de avances tecnológicos, la información puede ser conseguida a través de diferentes medios como: papel, medios magnéticos, discos duros, Internet e Intranet.

Estamos viviendo en la era de la revolución de la información. Todos necesitamos de la información para llevar a cabo actividades laborales, comerciales y personales. En esta era de avances tecnológicos, la información puede ser conseguida a través de diferentes medios como: papel, medios magnéticos, discos duros, Internet e Intranet.

Cada día más empresas buscan satisfacer la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta.

La administración de documentos ha ido cambiando a través de los tiempos. Nuevas tecnologías y sistemas se han incorporado al mundo laboral. Hace muchos años la información se guardaba en la piel de los animales y en las piedras, hoy día la información es mayormente almacenada en forma electrónica.

Existen en el mercado diversidad de software para la gestión documental. Antes de tomar una decisión tanto empresas, como servicios outsourcing, deben evaluar, necesidades y requerimientos dentro de su organización, para no incurrir en altos costos adquiriendo software y hardware que no solucionen los servicios de información.

-Beneficios:.

Los sistemas de gestión electrónica de documentos no deben constituir una finalidad en sí mismos, pues no son más que una herramienta informática que ayuda a mejorar notablemente los flujos de información y la gestión de ésta que se produce dentro de una organización. Normalmente todos estos beneficios suelen ser agrupados en tres grandes bloques: Beneficios estratégicos, los cuales afectan al conjunto de la organización en su labor cotidiana de producción; Beneficios financieros, los cuales inciden directamente en la reducción de costos y aumentan la producción laboral; y Beneficios técnicos, relacionados con la mejora en los aspectos y procesos tecnológicos que se dan dentro de la organización.

Así, los beneficios que se podrían esperar de la utilización de estos sistemas irían desde los aspectos meramente económicos, ahorro en espacio físico y equipamiento para el almacenamiento de documentos, reducción de costes salariales, administrativos y de los derivados del uso del papel, hasta los puramente estratégicos de la organización, mejora en los tiempos de producción, incremento de la ventaja competitiva de la organización, incremento de la moral y satisfacción del personal, sin olvidarnos, obviamente, de las ventajas que aporta a la gestión del sistema documental de la organización(acceso centralizado y consulta distribuida, rápida localización de los documentos por múltiples claves de acceso, establecimiento de diversas relaciones entre documentos afines.

FOTO: Los archivos empresariales son muy importantes. Photo Dics/El Tiempo.

Publicación
eltiempo.com
Sección
Otros
Fecha de publicación
31 de marzo de 2005
Autor
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