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LIMPIEZA DEL BUZÓN DE OUTLOOK

El buzón de correo electrónico de Outlook -el programa de correo más usado en las empresas- nunca parece tener suficiente capacidad. Hoy en día es muy fácil que se llene, debido a la gran cantidad de mensajes no solicitados (spam) y al enorme tamaño de los archivos que a veces llegan incluidos en los mensajes (por ejemplo, los de videos y fotos).

Posiblemente usted ha recibido en su oficina mensajes de Outlook que le avisan que su buzón está demasiado lleno. Y seguramente se ha preguntado por qué se está quedando sin espacio para almacenar mensajes si su PC tiene un disco duro de buena capacidad.

La razón está en que en una red de computadores corporativa, los mensajes de Outlook no se guardan en el disco duro de su PC, sino en el disco de un servidor de la empresa. Y como usted no es el único usuario del correo, el espacio que le asignan suele ser modesto.

Por ello, es recomendable que limpie regularmente su buzón y que tome medidas adicionales, como mover algunos mensajes a un archivo de carpetas personales de Outlook, que sí se guarda en su disco duro.

Esto es especialmente importante cuando sale de vacaciones. Si recibe bastante correo diario, y deja el buzón cerca del límite, este podría llenarse durante esos días; cuando eso sucede, Outlook comienza a bloquear todos los mensajes nuevos.

Cómo funciona el buzón En una red corporativa, los mensajes que hay en las principales carpetas de Outlook se almacenan en el servidor de la empresa; es el caso de carpetas como Bandeja de entrada (o Inbox), Elementos eliminados y Elementos enviados . Adicionalmente, si usted crea carpetas propias, pero las coloca en la sección Outlook para hoy , esos mensajes también se guardarán en el servidor.

Mantener su correo en el servidor tiene una ventaja: si cambia de PC o debe formatear el disco duro, no perderá sus mensajes. Simplemente, los recuperará del servidor cuando vuelva a montar Outlook. La desventaja, sin embargo, es que no puede exceder la capacidad del buzón que le asignan.

La principal razón para ese límite es obvia: el espacio en el disco del servidor es limitado y ampliarlo cuesta dinero. Pero hay otras. Carolina Dániel, jefe de telecomunicaciones de la unidad de tecnología en EL TIEMPO, dice que mantener los buzones en un nivel moderado evita que las copias de seguridad del correo sean demasiado grandes. Si crecen mucho, sacar las copias toma más tiempo, lo mismo que restaurarlas.

Por ello, en el caso de EL TIEMPO, los usuarios ven un primer aviso cuando su buzón sobrepasa cierto límite, pero pueden seguir enviando y recibiendo correo. Si el buzón sigue creciendo, les llega un segundo aviso y no pueden mandar más mensajes (aunque sí recibir). Al superar el tercer límite, Outlook bloquea el envío y recepción de mensajes.

En la nota anexa hay consejos para preservar la capacidad del buzón de correo en Outlook 2002 (la versión que viene en Office XP).

Recomendaciones - Borre regularmente los mensajes que no necesita en todas sus carpetas. Los que más ocupan espacio son los que tienen archivos anexos (attachments).

- El cuadro Limpieza de buzón de Outlook 2002 es muy útil a la hora de administrar el espacio. Para usarlo, dé clic en el menú Herramientas y seleccione Limpieza del buzón.

Si oprime el botón Haga clic aquí , verá un cuadro que le muestra cuánto espacio ocupa cada una de las carpetas y subcarpetas que tiene en Outlook (averige con el administrador de la red cuál es el límite de su buzón para saber cuándo debe limpiarlo).

El botón Autoarchivar mueve los mensajes antiguos a un archivo de extensión .pst que se guarda en el disco duro de su PC; al pasarlos allí, usted disminuye el espacio que ocupan en el servidor de la empresa.

Finalmente, puede dar clic en el botón Vacío para borrar los mensajes de la carpeta Elementos eliminados .

- Guarde los mensajes viejos en su PC. Todas las carpetas que crea en la sección Outlook para hoy (su buzón en ese programa) se almacenan en el servidor de la empresa. Para que Outlook guarde mensajes en el disco duro de su PC, debe pasarlos a la sección Archivar carpetas de la Lista de carpetas . Allí puede crear las que desee (dé clic derecho en Archivar carpetas y escoja Nueva carpeta en el menú).

Después de crear en esa sección una o varias carpetas, puede mover manualmente los mensajes que no quiere tener en el servidor. Esos mensajes quedan en el disco duro de su PC dentro de un archivo de extensión .pst (este podría llamarse Archive.pst o Su Nombre .pst). Para saber en dónde está ese archivo, dé clic en el menú Archivo de Outlook y seleccione Administración de archivos de datos .

- Automatice el proceso. Usted puede mover manualmente a sus carpetas personales los mensajes. Otra opción es que le ordene a Outlook que lo haga automáticamente.

Para ver o modificar la programación de esa función, dé clic en el menú Herramientas, seleccione Opciones, dé clic en la pestaña Otros y dé clic en el botón Autoarchivar. Luego marque las opciones de su preferenci .

- Utilice las reglas de Outlook para bloquear el correo basura. Si tiene remitentes que lo torturan todos los días con mensajes que no desea ver, abra uno de esos mensajes, dé clic en el menú Acciones del mensaje, seleccione Crear regla y siga los pasos del asistente para deshacerse de esos mensajes en el futuro

Publicación
eltiempo.com
Sección
Ciencia y tecnología
Fecha de publicación
24 de noviembre de 2003
Autor
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